Стороны и объекты недвижимости — два ключевых элемента каждой арендной сделки. Правильное управление данными сторон и объектов экономит время, предотвращает ошибки и обеспечивает соответствие требованиям в каждой транзакции.
Понятие «Стороны» в TenancyDesk
Сторона (Party) — это любое физическое или юридическое лицо, участвующее в арендной сделке. К ним относятся:
- Арендаторы — физические лица или компании, арендующие недвижимость
- Арендодатели — собственники, сдающие недвижимость в аренду
- Контактные лица — любые связанные стороны (представители, поручители и т.д.)
Почему единая система сторон?
- Один профиль используется в нескольких сделках
- Полная история всех прошлых и текущих сделок
- Нет повторного ввода данных — создайте один раз, используйте всегда
- Одно обновление автоматически отражается во всех связанных сделках
Управление арендаторами
Создание профилей арендаторов
Способ 1: При создании сделки
При создании новой сделки вы можете:
- Найти существующего арендатора по имени, Emirates ID или номеру телефона
- Выбрать из результатов — профиль автоматически привяжется к сделке
- Или создать нового арендатора прямо из формы сделки
Способ 2: Через раздел «Управление сторонами»
Перейдите в Стороны → Добавить новую сторону:
- Введите основную информацию (ФИО, email, телефон)
- Добавьте данные идентификации (Emirates ID, паспорт)
- Укажите тип (физическое лицо или компания)
- Добавьте заметки при необходимости
Информация, хранящаяся для каждого арендатора:
| Поле | Обязательно | Примечания |
|---|---|---|
| Полное имя | Да | Как указано в Emirates ID |
| Да | Для связи и портала сделок | |
| Телефон | Да | Для уведомлений SMS/WhatsApp |
| Emirates ID | Рекомендуется | Необходим для регистрации Ejari |
| Номер паспорта | Опционально | Для новых резидентов |
| Гражданство | Опционально | Для статистики отчётов |
| Тип визы | Опционально | Полезно для отслеживания |
Повторное использование существующих арендаторов
Когда прежний арендатор снимает новый объект:
- Найдите его в форме новой сделки
- TenancyDesk автоматически покажет:
- Количество предыдущих сделок
- Историю платёжной дисциплины
- Все заметки или предупреждения
- Привяжите к новой сделке — повторный ввод данных не нужен
Отслеживание истории арендатора
Каждый профиль арендатора отображает:
- Активные сделки: текущие договоры и их статусы
- Завершённые сделки: полная история аренды
- Документы: все файлы, привязанные ко всем сделкам
- Журнал активности: изменения, обновления, уведомления
Чёрный список
Для проблемных арендаторов:
- Добавьте предупреждающую заметку в профиль
- При попытке создать сделку с этим арендатором появится предупреждение
- Полная история сохраняется для справки
Управление арендодателями
Создание профилей арендодателей
Процесс создания профиля арендодателя аналогичен, с дополнительными полями:
- Идентификация: Emirates ID, паспорт
- Контактная информация: телефон, email, адрес
- Банковские реквизиты: для перевода арендной платы (шифрование AES-256)
- Доверенность: если подписывает представитель
Арендодатели с несколькими объектами
Типичный сценарий для Dubai: один собственник владеет 5–20 объектами.
Как TenancyDesk решает эту задачу:
- Один профиль арендодателя
- Все его объекты привязаны к профилю
- Единый обзор всех активных и завершённых сделок
- Отчёты по портфелю (загрузка, доход, задолженности)
Управление портфелем:
- Откройте профиль арендодателя → вкладка Недвижимость
- Просматривайте все объекты с их статусом (сдан, свободен, на продлении)
- Создавайте новую сделку для любого объекта прямо из страницы арендодателя
Безопасность конфиденциальных данных
Банковские и персональные данные арендодателей защищены:
- Шифрование AES-256 для хранимых банковских реквизитов
- Доступ ограничен ролями RBAC (только менеджеры и администраторы)
- Аудит-лог для каждого просмотра конфиденциальных данных
- Соответствие стандартам защиты данных
Управление недвижимостью
База данных недвижимости
TenancyDesk предоставляет централизованную базу всех объектов вашего портфеля:
- Активные объекты: связаны с текущими сделками
- Свободные объекты: доступны для новых сделок
- Архивные объекты: больше не управляются
Создание профиля объекта
Перейдите в Недвижимость → Добавить объект и введите:
Основная информация:
- Тип (квартира, вилла, офис, коммерческое помещение)
- Здание/комплекс и номер объекта
- Район и полный адрес
- Площадь (кв. футы)
Эксплуатационная информация:
- Номер DEWA (обязателен для Ejari)
- Предыдущий номер Ejari (для продлений)
- Номер участка и строения (из свидетельства собственности)
- Год постройки и количество комнат
Финансовая информация:
- Рекомендуемая годовая арендная ставка
- Сервисные сборы и расходы на обслуживание
- Дата последней оценки RERA
Хранимая информация
| Категория | Ключевые поля |
|---|---|
| Местоположение | Район, здание, этаж, квартира |
| Характеристики | Тип, комнаты, ванные, площадь |
| Коммуникации | DEWA, парковка, кондиционирование |
| Финансы | Ставка аренды, сервисные сборы |
| Документы | Свидетельство, NOC, счёт DEWA |
| Статус | Сдан, свободен, на обслуживании |
Лучшие практики для качества данных
1. Единообразие наименований
- Используйте имя как указано в Emirates ID (без сокращений)
- Названия зданий на официальном английском (как в DLD)
- Номера объектов в едином формате (например, «Unit 1205», а не «1205» или «Apt 1205»)
2. Обновление контактных данных
- Проверяйте номера телефонов при каждом продлении
- Подтверждайте email — необходим для портала сделок и уведомлений
- Обновляйте Emirates ID при продлении (сроки действия)
3. Категоризация и метки
- Используйте теги для классификации сторон (VIP, компания, физлицо)
- Группируйте объекты по району и типу
- Добавляйте заметки для особых случаев
4. Объединение дублирующихся записей
При обнаружении дубликатов одной стороны:
- Определите основную запись (наиболее полную)
- Перенесите связанные сделки
- Удалите дублирующуюся запись после проверки
Советы по быстрому поиску
TenancyDesk обеспечивает расширенный поиск для мгновенного нахождения любой стороны или объекта:
| Критерий поиска | Пример |
|---|---|
| Имя | «Omar Khalid» |
| Emirates ID | «784-1990-1234567-1» |
| Телефон | «050-123-4567» |
| «ahmed@email.com» | |
| Объект | «Marina Tower Unit 1205» |
| Номер DEWA | «123456789» |
Советы для эффективного поиска:
- Используйте глобальный поиск (Ctrl+K) для поиска по всем разделам
- Поддерживается частичный поиск — «Ahmed» найдёт все стороны с этим именем
- Фильтруйте результаты по типу (арендатор, арендодатель, объект)
- Результаты отсортированы по релевантности и последней активности
Заключение
Организованное управление сторонами и недвижимостью — основа успешных арендных сделок. С TenancyDesk:
- Создайте один раз, используйте всегда — многоразовые профили
- Полная история — всестороннее отслеживание всех взаимодействий
- Защищённые данные — шифрование, разграничение доступа и аудит
- Мгновенный поиск — находите любую сторону или объект за секунды
Начните вводить ваши текущие данные сегодня и наслаждайтесь более эффективным и профессиональным управлением.
Была ли эта статья полезна?
Похожие статьи
Оставайтесь в курсе
Получайте последние руководства, советы и обновления на ваш email.