Политика конфиденциальности

1. Введение

Неофициальный перевод; в случае разногласий приоритет имеет англоязычная версия. Добро пожаловать в TenancyDesk («мы», «наш» или «нас»). Мы привержены защите вашей конфиденциальности и обеспечению безопасности ваших персональных данных. Настоящая Политика конфиденциальности объясняет, как мы собираем, используем, раскрываем и защищаем вашу информацию при использовании нашей платформы для операций аренды и соответствия требованиям и связанных услуг («Сервис»).

TenancyDesk — это B2B SaaS платформа, предназначенная для компаний по управлению недвижимостью, агентств недвижимости и специалистов по недвижимости в Объединенных Арабских Эмиратах. Мы обрабатываем данные от имени наших бизнес-клиентов и их клиентов (арендаторы, владельцы недвижимости).

Настоящая Политика конфиденциальности описывает, как мы обрабатываем ваши персональные данные. Мы обрабатываем большинство данных на основании договорной необходимости и законных интересов (см. Раздел 5). Когда мы полагаемся на согласие, мы получаем его отдельно и явно.

2. Контроллер данных

Для целей Федерального декрета-закона ОАЭ № 45/2021 о защите персональных данных (PDPL) и других применимых законов о защите данных контроллером данных является оператор TenancyDesk.

При обработке персональных данных от имени наших бизнес-клиентов (компаний по управлению недвижимостью) мы выступаем в качестве «Обработчика данных». Наши клиенты остаются «Контроллерами данных» для данных своих клиентов.

Соглашение об обработке данных (DPA) предоставляется по запросу; пишите на privacy@tenancydesk.com.

Если вы являетесь арендатором или владельцем недвижимости, чьи данные обрабатываются через нашу платформу компанией по управлению недвижимостью, эта компания является контроллером данных для вашей информации. Пожалуйста, обращайтесь к ней напрямую по вопросам защиты данных, связанным с использованием ваших данных.

3. Данные, которые мы собираем

Мы собираем и обрабатываем различные категории персональных данных в зависимости от ваших отношений с нами:

3.1 Информация об аккаунте

При регистрации в TenancyDesk мы собираем:

• Ваше имя, адрес электронной почты и, по желанию, номер телефона; название вашей компании, её основной эмират и, по желанию, номер торговой лицензии
• Учётные данные для входа: пароль хранится только в виде необратимого хеша с солью (его невозможно прочитать, даже нам)

3.2 Данные об объектах недвижимости и сделках

В процессе использования нашего Сервиса вы можете вводить:

• Детали объектов недвижимости (адреса, номера единиц, описания)
• Информация о владельцах (имена, контактные данные)
• Информация об арендаторах (имена, номера Emirates ID, паспортные данные, контактная информация)
• Условия аренды и договоры аренды
• Графики платежей и записи о транзакциях

3.3 Данные документов

Наша функция AI-извлечения документов обрабатывает:

• Карты Emirates ID
• Паспорта и визы
• Договоры аренды
• Титульные документы и документы на недвижимость
• Сертификаты Ejari

Важно: загруженные вами документы хранятся в вашем аккаунте, чтобы оставаться доступными для ваших сделок и записей о соответствии, и мы извлекаем из них текстовые данные для используемых вами функций. Загруженные изображения не удаляются после извлечения. Они остаются в вашем рабочем пространстве, пока вы их не удалите или не попросите нас удалить данные вашей компании (см. раздел о хранении данных).

3.4 Данные об использовании

Мы автоматически собираем:

• Данные журнала (IP-адрес, тип браузера, информация об устройстве)
• Шаблоны использования функций и взаимодействия
• Метрики производительности и журналы ошибок
• Продолжительность сеанса и пути навигации

3.5 Данные коммуникации

При использовании нашей функции уведомлений WhatsApp:

• Номера телефонов получателей сообщений
• Содержание сообщений и статус доставки
• Временные метки коммуникаций

Уведомления WhatsApp отправляются через WhatsApp Business API от Meta. Получатели должны дать согласие на получение уведомлений. Meta может обрабатывать метаданные сообщений в соответствии со своей собственной политикой конфиденциальности. Сообщения WhatsApp Business API не имеют сквозного шифрования так же, как личные сообщения WhatsApp.

3.6 Конфиденциальные персональные данные

Наш Сервис обрабатывает государственные идентификационные номера и изображения удостоверяющих документов. Согласно UAE PDPL, «Чувствительные персональные данные» — это отдельная категория, определённая в Статье 1; государственные идентификационные номера и изображения удостоверяющих документов не входят в эту установленную законом категорию и рассматриваются как персональные данные повышенного риска. Независимо от классификации мы применяем к этим данным усиленные меры защиты:

• Доступ ограничен только уполномоченным персоналом
• Шифрование при хранении средствами AWS на уровне хранилища (AES-256) и при передаче (TLS 1.2+)
• Идентификационные номера (Emirates ID, паспорт, торговая лицензия) дополнительно шифруются на уровне приложения перед сохранением
• Изображения удостоверяющих документов удаляются, когда вы удаляете их в рабочем пространстве, или вместе с данными вашей компании, когда вы просите нас их удалить
• Обработка только в случае строгой необходимости для оказания запрошенной вами услуги

4. Как мы используем ваши данные

Мы обрабатываем ваши персональные данные для следующих целей:

4.1 Предоставление услуги

• Предоставление доступа к платформе TenancyDesk
• Обработка сделок с недвижимостью и арендой
• Создание документов, отчетов и аналитики
• Облегчение подготовки Ejari и отслеживания соответствия требованиям
• Отправка уведомлений и напоминаний по электронной почте или WhatsApp

4.2 Обработка с помощью ИИ

• Извлечение информации из загруженных документов
• Автоматическая классификация документов по типу
• Анализ условий договоров на предмет рисков несоответствия

Ваши данные НЕ используются для обучения моделей ИИ. OpenRouter, Inc. (США) направляет запросы ИИ для чтения документов, проверки договоров и помощника по соответствию поставщикам моделей, например Google. Каждый запрос разрешён только поставщикам, которые не хранят данные и не обучаются на них (нулевое хранение данных). Данные документов передаются по зашифрованным каналам.

4.3 Соответствие требованиям и безопасность

• Соответствие нормативным требованиям ОАЭ (RERA, DLD, Ejari)
• Предотвращение мошенничества и мониторинг безопасности
• Ведение аудиторского следа
• Соблюдение юридических обязательств

4.4 Улучшение сервиса

• Анализ шаблонов использования для улучшения функций
• Разработка новой функциональности на основе потребностей пользователей
• Проведение исследований и аналитики

4.5 Коммуникация

• Поддержка клиентов и техническая помощь
• Обновления сервиса и объявления

5. Правовая основа для обработки

В соответствии с UAE PDPL и применимыми законами о защите данных мы обрабатываем ваши данные на основании:

Когда мы полагаемся на законный интерес, мы проводим тест на соразмерность, чтобы убедиться, что наши интересы не ущемляют ваши права и свободы. Вы можете запросить детали наших оценок законного интереса, связавшись с нами.

6. Обмен данными и третьи стороны

Мы можем делиться вашими персональными данными со следующими категориями получателей:

6.1 Поставщики услуг

• Облачная инфраструктура и электронная почта: Amazon Web Services (AWS) для хостинга, хранения и доставки электронной почты через Amazon SES (eu-central-1, Франкфурт)
• Обработка платежей (Продавец записи): Paddle.com Market Limited в качестве Продавца записи (Merchant of Record) для выставления счетов за подписку, обработки платежей и сбора налогов
• Сообщения WhatsApp: Meta Platforms (WhatsApp Business API) для обмена сообщениями WhatsApp Business
• AI-обработка: OpenRouter, Inc. (США) направляет запросы ИИ для чтения документов, проверки договоров и помощника по соответствию поставщикам моделей, например Google. Каждый запрос разрешён только поставщикам, которые не хранят данные и не обучаются на них (нулевое хранение данных).
• SMS: Twilio для SMS-уведомлений
• Сеть и безопасность: Cloudflare для DNS, CDN и межсетевого экрана веб-приложений (WAF)
• Мониторинг ошибок: Sentry для отслеживания ошибок приложения и мониторинга производительности
• Резервная доставка email: Resend в качестве резервного провайдера доставки электронной почты

Мы ведём актуальный список субобработчиков на этой странице. Мы заблаговременно уведомим бизнес-клиентов о существенных изменениях в составе субобработчиков в разумно возможных коммерческих пределах, предоставив им возможность подать возражение.

6.2 Бизнес-клиенты

Выступая в качестве обработчика данных, мы обрабатываем данные клиентов только в соответствии с их инструкциями и нашим Соглашением об обработке данных (DPA). Наши бизнес-клиенты являются контроллерами данных для информации своих клиентов и несут ответственность за получение необходимых согласий от своих клиентов.

6.3 Юридические требования

Мы можем раскрывать данные, когда требуется:

• Соблюдать законы и правила ОАЭ
• Отвечать на законные запросы государственных органов
• Защищать наши права, конфиденциальность, безопасность или имущество
• Обеспечивать соблюдение наших условий обслуживания

6.4 Передача бизнеса

В случае слияния, приобретения или продажи активов ваши данные могут быть переданы приобретающей организации с соответствующими гарантиями.

7. Международные передачи данных

TenancyDesk обрабатывает данные на управляемой облачной инфраструктуре AWS с документированными потоками данных. Некоторые данные передаются нашим поставщикам услуг в других юрисдикциях, как описано ниже.

При передаче данных за пределы ОАЭ мы опираемся на гарантии, допускаемые UAE PDPL (PDPL Articles 22-23):

• Если юрисдикция получателя признана обеспечивающей адекватный уровень защиты, мы опираемся на это признание (PDPL Article 22)
• В противном случае мы опираемся на договор, обязывающий получателя соблюдать обязательства, эквивалентные PDPL, либо на ваше явное согласие, как это допускает (PDPL Article 23)
• Для каждой передачи внедряются соответствующие технические и организационные меры
• Каждая передача оценивается и документируется до её начала

Передача данных поставщикам за пределы ОАЭ осуществляется на основании, допускаемом (PDPL Articles 22-23), — решение об адекватности, если оно применимо, иначе договор, обязывающий получателя соблюдать обязательства, эквивалентные PDPL, либо ваше явное согласие. Это подкрепляется дополнительными техническими мерами защиты, включая шифрование при передаче (TLS 1.2+) и при хранении (AES-256). Мы оцениваем правовую базу стран-получателей на основе риск-ориентированного подхода и применяем дополнительные меры при необходимости.

8. Хранение данных

Мы храним ваши персональные данные столько, сколько необходимо для выполнения целей, изложенных в этой политике. Указанные ниже целевые сроки реализуются в той мере, в какой это технически возможно на текущем операционном масштабе; там, где автоматическое удаление ещё не внедрено, мы удаляем данные вручную по запросу.

Когда подписка заканчивается, рабочее пространство приостанавливается, а не удаляется. Вы можете попросить нас удалить данные вашей компании, написав на privacy@tenancydesk.com; мы завершаем удаление в течение 30 дней с момента запроса. Мы храним только те записи о нашем собственном бизнесе, которые обязаны хранить по закону, — наши счета и бухгалтерские записи, не менее 5 лет (Федеральный декрет-закон № 50 от 2022 года, статья 29).

Записи, которые вы ведёте в TenancyDesk, могут иметь собственные сроки хранения — например, записи о надлежащей проверке клиентов хранятся не менее 5 лет согласно Федеральному декрету-закону № 10 от 2025 года, — поэтому экспортируйте нужное до того, как попросите нас об удалении.

9. Ваши права

В соответствии с UAE PDPL и применимыми законами о защите данных вы имеете следующие права:

9.1 Право на доступ

Вы можете запросить копию персональных данных, которые мы храним о вас.

9.2 Право на исправление

Вы можете запросить исправление неточных или неполных данных.

9.3 Право на удаление

Вы можете запросить удаление ваших данных. Исключения включают данные, которые мы обязаны хранить по закону (например, записи о транзакциях в соответствии с Законом ОАЭ о коммерческих сделках), данные, необходимые для текущего разрешения споров, или данные, необходимые для выполнения наших договорных обязательств.

9.4 Право на ограничение обработки

Вы можете запросить ограничение того, как мы обрабатываем ваши данные.

9.5 Право на переносимость данных

Вы можете получить свои данные в структурированном, машиночитаемом формате.

9.6 Право на возражение

Вы можете возражать против обработки на основе законных интересов.

9.7 Право на отзыв согласия

Если обработка основана на согласии, вы можете отозвать его в любое время.

9.8 Права в отношении автоматизированной обработки

Вы имеете право не быть объектом решений, основанных исключительно на автоматизированной обработке, которые оказывают существенное воздействие. Наши ИИ-функции помогают в извлечении и анализе данных, но не принимают автономных решений о вашей аренде или юридических правах.

Для осуществления своих прав свяжитесь с нами по адресу privacy@tenancydesk.com. Мы ответим в разумные сроки, установленные применимым законодательством. Для подтверждения вашей личности мы можем запросить дополнительную информацию. Если вы являетесь арендатором или владельцем недвижимости, чьи данные обрабатываются одним из наших бизнес-клиентов, мы можем перенаправить ваш запрос к соответствующему контроллеру данных. Вы также можете подать жалобу в Управление по данным ОАЭ.

10. Меры безопасности

Мы внедряем комплексные меры безопасности для защиты ваших данных:

Технические меры защиты

• AES-256 шифрование для данных в состоянии покоя (управляется AWS)
• TLS 1.2+ шифрование для данных в пути
• Поддержка многофакторной аутентификации (MFA)
• Непрерывное автоматическое сканирование уязвимостей (Dependabot, pip-audit, npm-audit)
• Аудиты безопасности с риск-ориентированной периодичностью
• Практики безопасной разработки и обзор кода

Организационные меры защиты

• Ролевой контроль доступа (RBAC) для всех пользовательских аккаунтов
• Принцип минимальных привилегий для доступа к системам
• Журналирование аудита доступа к конфиденциальным данным и административных действий

Безопасность инфраструктуры

• Центры обработки данных AWS с сертификацией ISO 27001 (eu-central-1, Франкфурт)
• Хостинг в одном регионе с автоматическим резервным копированием
• Непрерывный мониторинг инфраструктуры (CloudWatch)
• Защита от DDoS через AWS Shield Standard

11. Уведомление о нарушении данных

В случае нарушения безопасности персональных данных, которое представляет угрозу вашим правам и свободам, мы уведомим Управление по данным ОАЭ — а при необходимости и затронутых лиц — без неоправданной задержки и в течение любого срока, установленного UAE PDPL (UAE Federal Decree-Law No. 45/2021) и его Исполнительными регламентами.

В качестве внутренней операционной цели — а не установленного законом срока — мы стремимся уведомить Управление по данным в течение 72 часов с момента, когда нам стало известно о нарушении. В уведомлении будут описаны характер нарушения, его вероятные последствия и меры, принятые для его устранения и смягчения последствий.

12. Cookies и технологии отслеживания

Мы используем один файл cookie и локальное хранилище вашего браузера — только для того, что нужно для работы Сервиса. Подробнее см. нашу Политику cookies, включённую по ссылке в настоящую Политику конфиденциальности: Политика cookies.

Вкратце, мы используем:

• Обязательный cookie: Сохраняет вход клиентов в порталы арендатора и владельца
• Локальное хранилище: Сохраняет вход сотрудников агентства и запоминает язык и настройки интерфейса
• Аналитика и реклама: Мы не используем аналитические и рекламные cookies

13. Конфиденциальность детей

TenancyDesk — это B2B сервис, предназначенный только для бизнес-использования. Мы сознательно не собираем персональные данные от лиц младше 18 лет. Если вы считаете, что мы собрали данные от несовершеннолетнего, пожалуйста, немедленно свяжитесь с нами по адресу privacy@tenancydesk.com.

14. Изменения в этой политике

Мы можем время от времени обновлять настоящую Политику конфиденциальности. Изменения будут размещены на этой странице с обновленной датой «Последнее обновление». Для существенных изменений мы уведомим вас по электронной почте или через уведомление в приложении.

Мы рекомендуем вам периодически просматривать эту политику, чтобы оставаться в курсе того, как мы защищаем ваши данные.

15. Свяжитесь с нами

Если у вас есть вопросы о настоящей Политике конфиденциальности или наших практиках работы с данными, пожалуйста, свяжитесь с нами:

Вы также имеете право подать жалобу в Управление по защите данных ОАЭ (dataoffice.ae), если считаете, что ваши права на защиту данных были нарушены.