Как завести аренду, которая уже началась

Некоторые аренды попадают к вам на середине срока: вы принимаете управление у другого агентства или начинаете вести в TenancyDesk аренду, которой уже занимаетесь. Арендатор уже живёт в объекте, и часть арендной платы уже внесена. В этой статье показано, как завести такую аренду, не отправляя арендатору и владельцу напоминаний о деньгах, по которым они давно рассчитались.

Когда это использовать

Используйте этот способ, когда аренда началась раньше сегодняшнего дня и арендатор уже въехал. Если аренда новая и арендатор ещё не въехал, создавайте сделку как обычно.

Если вы введёте дату начала аренды раньше сегодняшней, форма сделки напомнит: «The lease starts before today. If the tenant already lives there, tick this.»

Шаг 1: Отметьте сделку как существующую аренду

В форме сделки, в секции Lease Terms, отметьте This tenancy has already started.

Изменить эту отметку можно, только пока сделка — черновик. После того как прошлые платежи подтверждены, сделка остаётся существующей арендой.

Шаг 2: Создайте график платежей по договору

На вкладке Payments в сделке нажмите Create Schedule и введите график точно так, как он указан в договоре, начиная с даты начала аренды. Для существующей аренды дата первого платежа может быть в прошлом, но не раньше начала аренды.

График, по которому выставлялось бы больше арендной платы, чем по договору, отклоняется.

Шаг 3: Подтвердите прошлые платежи

Вверху страницы сделки вы увидите Existing tenancy — nothing has been sent to the tenant or the owner. Нажмите Confirm past payments. В списке показан каждый неоплаченный платёж со сроком раньше сегодняшнего дня, и по каждому нужно принять решение:

• Платёж получен. Закройте список, откройте платёж, нажмите Mark as Paid и укажите в поле Payment received on день, когда деньги действительно поступили.
• Платёж не получен. Отметьте его в списке. Он остаётся долгом арендатора.

Когда по каждому прошлому платежу принято решение, нажмите Confirm and notify from now on.

Подтвердить может Agent, Team Lead, Manager или Admin; Property Administrator — не может. Подтверждение вместе с платежами, отмеченными как не полученные, записывается в журнал аудита.

Пока вы не подтвердили: до арендатора и владельца ничего не доходит

Пока сделка ждёт подтверждения:

• арендатору и владельцу не уходят ни email, ни WhatsApp, ни SMS по этой сделке, и в их порталах ничего не появляется;
• ни один из порталов не показывает сделку. В портале владельца объект отображается как Оформляется, а не как свободный;
• TenancyDesk отклоняет действия, которые дошли бы до них: приглашение в портал, юридическое уведомление по email или WhatsApp, шаблонное сообщение WhatsApp, выплату владельцу и продление аренды. Уведомления, вручаемого заказным письмом или через нотариуса, это не касается;
• ваша команда по-прежнему получает свои оповещения и задачи.

Сообщения, задержанные в это время, не сохраняются на потом: после подтверждения они тоже не отправляются.

После подтверждения

С этого момента сделка работает как любая другая: арендатор и владелец получают обычные уведомления, и вы можете пригласить их в порталы.

Автоматическое напоминание не уходит по платежу, который был уже просрочен на момент создания графика. Такие платежи отслеживайте с арендатором сами.

Как завести сразу много аренд

На плане Enterprise раздел Settings → Bulk Import/Export импортирует и сделки. Для аренды, которая уже идёт, укажите existing в столбце tenancy_origin. Каждая импортированная существующая аренда затем ждёт подтверждения своих прошлых платежей, как описано выше.