Автоматизация платежей: графики и напоминания

Автоматический учёт платежей помогает сократить просрочки и экономит часы ручной работы по напоминаниям.

Настройка графика платежей

Откройте сделку → вкладку Payments. Там карточка Payment Schedule и строка Rent Collection — «0 of 4 collected», «AED 6,000 of AED 120,000».

Create Payment Schedule спрашивает:

• Payment Frequency — monthly, quarterly, semi-annual, annual или custom
• Number of Installments — 4 для четырёх чеков
• Payment Method — постдатированные чеки, банковский перевод, наличные
• Bank Name — только если выбран чек
• First Payment Date — сегодня или позже; для существующей аренды может быть в прошлом, но не раньше начала аренды
• Generate payment records immediately — галочка

Годовую аренду заново не вводят: форма подставляет её из блока Financial сделки и делит на части. Галочка сразу создаёт строки платежей, у каждой свой срок и своя сумма. График, по которому выставлялось бы больше арендной платы, чем по договору, отклоняется.

️ Add Payment — другой контрол на той же вкладке: он добавляет ОДИН платёж (депозит, комиссию, разовый сбор), а не график.

Настройка напоминаний

Напоминания — не лестница, которую вы строите под каждую сделку. Арендатор получает напоминание до срока каждого платежа; каждый в вашей команде сам выбирает в Settings → Notifications → Delivery Schedule, за сколько узнавать о предстоящих платежах. Если платёж просрочен, TenancyDesk продолжает напоминать арендатору и команде, пока он не будет оплачен.

Сетка Notification Preferences вверху той же вкладки задаёт каналы ваших собственных оповещений о платежах — напоминания арендатору она не меняет — строки Payments по EMAIL · SMS · WHATSAPP. Строки с пометкой Required отключить нельзя.

Отметка полученных платежей

Когда арендатор заплатил:

1. Откройте Payments — страницу списка или вкладку Payments в сделке
2. В строке платежа откройте More options
3. Выберите Mark as Paid (для возврата чека — Mark as Bounced)

После отметки напоминания по этому платежу прекращаются.

Состояния платежа: Pending · Due · Paid · Bounced · Cancelled. Страница Payments группирует их во вкладки All Payments, Overdue, Upcoming, с плитками Total Expected, Collected, Pending и Overdue.

️ Лестницы цветов по числу дней просрочки нет — платёж после срока читается Overdue, просрочен он на день или на тридцать.

Отслеживание просрочек

Что делает продукт:

• Переводит платёж в Overdue, когда срок прошёл
• Учитывает его во вкладке Overdue и в одноимённой плитке
• Продолжает слать оповещения о просрочке, пока платёж не оплачен, — кроме существующей аренды, ожидающей подтверждения, и платежа, который был уже просрочен на момент создания графика

Что остаётся на вас — продукт этого не делает, и называть это автоматикой было бы неверно:

• Позвонить арендатору
• Съездить на объект
• Вручить юридическое уведомление (для дубайской аренды — Закон 26/2007)

️ Датированные сроки уведомлений по эмиратам у продукта ЕСТЬ, и они видны в сделке, — но это сроки уведомлений, а не выбивание платежа.

Чем помогает автоматизация

Когда напоминания и график ведутся автоматически:

• Меньше просрочек за счёт своевременных и одинаковых напоминаний
• Меньше времени на ручные напоминания
• Понятнее картина сбора: каждый платёж виден в одном месте

---

Дальнейшие шаги

1. Создайте графики платежей по всем активным сделкам
2. Проверьте свои оповещения о платежах в Settings → Notifications
3. Научите команду отмечать полученные платежи
4. Просматривайте ежемесячные отчёты по платежам