当事人和房产是每笔租赁交易的两大核心要素。 妥善管理当事人和房产数据能够节省时间、预防错误，并确保每笔交易的合规性。
了解 TenancyDesk 中的"当事人"概念
当事人（Party） 是指参与租赁交易的任何个人或实体，包括：
- 租户 — 租赁房产的个人或公司
- 房东 — 出租房产的业主
- 联系人 — 与交易相关的其他方（代理人、担保人等）
为什么采用统一的当事人系统？
- 一个档案可在多笔交易中重复使用
- 完整记录所有过往和当前交易历史
- 无需重复录入数据 — 创建一次，永久使用
- 一次更新自动同步至所有关联交易
租户管理
创建租户档案
方式一：在创建交易时
创建新交易时，您可以：
- 按姓名、Emirates ID 或电话号码搜索现有租户
- 从搜索结果中选择 — 档案自动关联至交易
- 或直接在交易表单中创建新租户
方式二：通过当事人管理
前往 当事人 → 添加新当事人：
- 输入基本信息（姓名、电子邮件、电话）
- 添加身份信息（Emirates ID、护照）
- 选择类型（个人或公司）
- 根据需要添加备注
每位租户存储的信息：
| 字段 | 是否必填 | 备注 |
|---|---|---|
| 全名 | 是 | 与 Emirates ID 上的一致 |
| 电子邮件 | 是 | 用于沟通和交易门户 |
| 电话号码 | 是 | 用于 SMS/WhatsApp 通知 |
| Emirates ID | 建议填写 | Ejari 注册必需 |
| 护照号码 | 可选 | 适用于新居民 |
| 国籍 | 可选 | 用于报表统计 |
| 签证类型 | 可选 | 便于后续跟踪 |
复用现有租户
当老租户租赁新房产时：
- 在新交易表单中搜索该租户
- TenancyDesk 自动显示：
- 过往交易数量
- 历史付款记录
- 所有备注或警告信息
- 关联至新交易 — 无需重新输入数据
追踪租户历史
每个租户档案显示：
- 活跃交易：当前合同及其阶段
- 已完成交易：完整的租赁历史
- 文档：所有交易关联的文件
- 活动日志：变更、更新和通知记录
黑名单管理
对于问题租户：
- 在档案中添加警示备注
- 尝试与该租户创建新交易时会显示警告
- 完整历史记录保留以供参考
房东管理
创建房东档案
房东档案的创建流程与租户类似，但包含额外信息：
- 身份信息：Emirates ID、护照
- 联系信息：电话、电子邮件、地址
- 银行信息：用于租金转账（AES-256 加密存储）
- 授权委托书：如有代理人签字
多房产房东
Dubai 常见场景： 一位房东拥有 5-20 套房产。
TenancyDesk 如何处理：
- 为房东创建一个档案
- 所有房产关联至同一档案
- 统一查看所有活跃和已完成的交易
- 投资组合绩效报告（入住率、收入、欠款）
投资组合管理：
- 打开房东档案 → 房产 选项卡
- 查看所有关联房产及其状态（已出租、空置、续约中）
- 直接从房东页面为任何房产创建新交易
敏感信息安全
房东的银行和个人信息受到保护：
- 存储的银行信息采用 AES-256 加密
- 通过 RBAC 权限控制访问（仅限经理和管理员）
- 每次查看敏感数据均有审计日志
- 符合数据保护标准
房产管理
房产数据库
TenancyDesk 为您的投资组合提供集中化的房产数据库：
- 活跃房产：关联当前交易
- 空置房产：可用于新交易
- 归档房产：不再管理
创建房产档案
前往 房产 → 添加新房产 并输入：
基本信息：
- 房产类型（公寓、别墅、办公室、商铺）
- 建筑/社区和单元号
- 区域和完整地址
- 面积（平方英尺）
运营信息：
- DEWA 编号（Ejari 注册必需）
- 上一个 Ejari 编号（用于续约）
- 地块和建筑编号（来自产权证）
- 建造年份和房间数
财务信息：
- 建议年租金
- 服务费和维护费
- 最近一次 RERA 评估日期
存储的信息
| 类别 | 关键字段 |
|---|---|
| 位置 | 区域、建筑、楼层、单元 |
| 详情 | 类型、卧室、卫浴、面积 |
| 设施 | DEWA、停车位、中央/分体空调 |
| 财务 | 建议租金、服务费 |
| 文档 | 产权证、NOC、DEWA 账单 |
| 状态 | 已出租、空置、维修中 |
数据质量最佳实践
1. 命名一致性
- 使用 Emirates ID 上显示的姓名（不要缩写）
- 建筑名称使用官方英文名（与 DLD 一致）
- 单元号始终保持统一格式（例如："Unit 1205"，而非 "1205" 或 "Apt 1205"）
2. 保持联系方式更新
- 每次续约时核实电话号码
- 确认电子邮件 — 交易门户和通知必需
- 更新 Emirates ID 续期信息（有效期）
3. 标签和分类
- 使用标签对当事人分类（VIP、公司、个人）
- 按区域和类型对房产进行分组
- 为特殊情况添加备注
4. 合并重复记录
发现同一当事人的重复记录时：
- 确定主记录（信息最完整的那条）
- 将关联交易转移至主记录
- 验证后删除重复记录
快速搜索技巧
TenancyDesk 提供高级搜索功能，帮助您快速找到任何当事人或房产：
| 搜索方式 | 示例 |
|---|---|
| 姓名 | "Omar Khalid" |
| Emirates ID | "784-1990-1234567-1" |
| 电话号码 | "050-123-4567" |
| 电子邮件 | "ahmed@email.com" |
| 房产名称 | "Marina Tower Unit 1205" |
| DEWA 编号 | "123456789" |
高效搜索技巧：
- 使用 全局搜索（Ctrl+K）跨所有模块搜索
- 支持模糊搜索 — 输入 "Ahmed" 即可找到所有包含该名称的当事人
- 按类型筛选结果（租户、房东、房产）
- 结果按相关性和最近活动排序
总结
有组织地管理当事人和房产是租赁交易成功的基础。使用 TenancyDesk：
- 创建一次，永久使用 — 可复用的档案
- 完整历史 — 全面追踪所有交互记录
- 数据安全 — 加密、权限控制和审计日志
- 即时搜索 — 秒级定位任何当事人或房产
立即开始录入您的现有数据，享受更高效、更专业的管理体验。
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