1. 简介
非正式翻译；如有冲突，以英文版本为准。欢迎访问 TenancyDesk（“我们”、“我们的”或“我方”）。我们致力于保护您的隐私并确保您个人数据的安全。本隐私政策说明了当您使用我们的租赁运营与合规平台和相关服务（“服务”）时，我们如何收集、使用、披露和保护您的信息。
TenancyDesk是专为阿拉伯联合酋长国的物业管理公司、房地产代理和物业专业人士设计的B2B SaaS平台。我们代表我们的商业客户及其客户（租户、业主）处理数据。
本隐私政策描述了我们如何处理您的个人数据。我们基于合同必要性和合法利益处理大部分数据（见第5节）。在我们依赖同意的情况下，我们将单独且明确地获取您的同意。
2. 数据控制者
就阿联酋联邦法令第 45/2021 号关于个人数据保护（PDPL）及其他适用数据保护法律而言，数据控制者为 TenancyDesk 运营方。
数据保护联系方式：privacy@tenancydesk.com。运营方的法律详细信息可通过书面方式向同一邮箱索取。
当代表我们的商业客户（物业管理公司）处理个人数据时，我们作为数据处理者。我们的客户仍是其客户数据的数据控制者。
数据处理协议（DPA）可应要求提供；请联系 privacy@tenancydesk.com。
如果您是租户或业主，您的数据由物业管理公司通过我们的平台进行管理，该公司是您信息的数据控制者。如需与其数据使用相关的数据保护请求，请直接联系该公司。
3. 我们收集的数据
根据您与我们的关系，我们收集和处理不同类别的个人数据：
3.1 账户信息
当您注册TenancyDesk时，我们收集：
- 您的姓名、电子邮件地址以及（可选）电话号码；贵公司名称、其主要所在酋长国以及（可选）营业执照号码
- 登录凭据：密码仅以加盐单向哈希形式存储（无法还原读取，即使是我们也不能）
3.2 物业和交易数据
在使用我们的服务过程中，您可能输入：
- 物业详情（地址、单元号、描述）
- 业主信息（姓名、联系方式）
- 租户信息（姓名、阿联酋身份证号码、护照详情、联系信息）
- 租赁条款和租赁协议
- 付款计划和交易记录
3.3 文档数据
我们的AI文档提取功能处理：
- 阿联酋身份证
- 护照和签证
- 租赁合同
- 产权证书和物业文档
- Ejari证书
重要提示：您上传的文件会存储在您的账户中，以便用于您的交易和合规记录，我们会从中提取文本数据以供您使用的功能使用。上传的图像在提取后不会被丢弃，它们会一直保留在您的工作区中，直到您删除它们或要求我们删除贵公司的数据（参见数据保留部分）。
3.4 使用数据
我们自动收集：
- 日志数据（IP地址、浏览器类型、设备信息）
- 功能使用模式和交互
- 性能指标和错误日志
- 会话时长和导航路径
3.5 通信数据
当您使用我们的WhatsApp通知功能时：
- 消息接收者的电话号码
- 消息内容和送达状态
- 通信时间戳
WhatsApp通知通过Meta的WhatsApp Business API发送。接收者必须选择加入才能收到通知。Meta可能会根据其自身的隐私政策处理消息元数据。WhatsApp Business API消息的加密方式与个人WhatsApp消息的端到端加密方式不同。
3.6 敏感个人数据
我们的服务处理政府签发的身份证号码和身份证件图像。根据阿联酋 PDPL，“敏感个人数据”是第 1 条界定的特定类别；政府签发的身份证号码和身份证件图像不属于该法定类别，我们将其视为高风险个人数据。无论如何归类，我们均对此类数据采取增强的保障措施：
- 仅限授权人员访问
- 通过 AWS 存储层加密（AES-256）实现静态加密，并在传输中加密（TLS 1.2+）
- 身份号码（阿联酋身份证、护照、商业执照）在存储前于应用层额外加密
- 身份证件图像在您于工作区中删除时被删除，或在您要求我们删除贵公司数据时一并删除
- 仅在您请求的服务严格需要时才进行处理
4. 我们如何使用您的数据
我们出于以下目的处理您的个人数据：
4.1 服务交付
- 提供TenancyDesk平台访问权限
- 处理物业和租赁交易
- 生成文档、报告和分析
- 促进Ejari准备和合规跟踪
- 通过电子邮件或WhatsApp发送通知和提醒
4.2 AI驱动的处理
- 从上传的文档中提取信息
- 按类型自动分类文档
- 分析合同条款以识别合规风险
您的数据不会被用于训练 AI 模型。OpenRouter, Inc.（美国）将用于文件读取、合同审查和合规助手的 AI 请求路由至 Google 等模型提供方。每个请求都仅限于既不存储数据、也不使用数据进行训练的提供方（零数据保留）。文件数据通过加密通道传输。
4.3 合规与安全
- 阿联酋监管合规（RERA、DLD、Ejari）
- 欺诈预防和安全监控
- 审计跟踪维护
- 法律义务合规
4.4 服务改进
- 分析使用模式以增强功能
- 根据用户需求开发新功能
- 进行研究和分析
4.5 通信
- 客户支持和技术协助
- 服务更新和公告
5. 处理的法律依据
根据阿联酋PDPL和适用的数据保护法律，我们基于以下依据处理您的数据：
| 用途 | 法律依据 |
|---|---|
| 服务交付 | 合同履行 |
| 账户管理 | 合同履行 |
| 合规和监管 | 法律义务 |
| 安全和欺诈预防 | 合法利益 |
| 服务改进 | 合法利益 |
| 分析和研究 | 合法利益 |
| AI文档处理 | 合同履行 / 合法利益 |
在我们依赖合法利益的情况下，我们会进行利益平衡测试，以确保我们的利益不会凌驾于您的权利和自由之上。您可以通过联系我们索取合法利益评估的详细信息。
6. 数据共享与第三方
我们可能与以下类别的接收者共享您的个人数据：
6.1 服务提供商
- 云基础设施与电子邮件: Amazon Web Services（AWS）用于托管、存储，并通过 Amazon SES 送达电子邮件（eu-central-1，德国法兰克福）
- 支付处理（登记商户）: Paddle.com Market Limited 作为登记商户（Merchant of Record），负责订阅计费、支付处理及税款收取
- WhatsApp 消息: Meta Platforms（WhatsApp Business API）用于 WhatsApp Business 消息
- AI 处理: OpenRouter, Inc.（美国）将用于文件读取、合同审查和合规助手的 AI 请求路由至 Google 等模型提供方。每个请求都仅限于既不存储数据、也不使用数据进行训练的提供方（零数据保留）。
- 短信: Twilio 用于短信通知
- 网络与安全: Cloudflare 用于 DNS、CDN 和 Web 应用防火墙（WAF）
- 错误监控: Sentry 用于应用程序错误跟踪和性能监控
- 电子邮件备援: Resend 作为备用电子邮件送达提供商
我们在本页面维护最新的分处理者列表。对于实质性分处理者变更，我们将在商业上合理的范围内事先通知商业客户，使其有机会提出异议。
6.2 商业客户
当作为数据处理者时，我们仅根据商业客户的指示和我们的数据处理协议（DPA）处理客户数据。我们的商业客户是其客户信息的数据控制者，负责从其客户处获取必要的同意。
6.3 法律要求
在需要时我们可能披露数据以：
- 遵守阿联酋法律和法规
- 响应公共机构的合法请求
- 保护我们的权利、隐私、安全或财产
- 执行我们的服务条款
6.4 业务转让
在合并、收购或资产出售的情况下，您的数据可能会在适当保障措施下转移给收购实体。
7. 国际数据传输
TenancyDesk在AWS托管的云基础设施上处理数据，具有记录的数据流。部分数据会传输至我们位于其他司法管辖区的服务提供商，详情如下。
当数据传输到阿联酋境外时，我们依据阿联酋 PDPL 允许的保障措施（PDPL Articles 22-23）：
- 若接收方所在法域已被认定提供充分的保护水平，我们即依据该认定（PDPL Article 22）
- 否则，我们依据使接收方承担与 PDPL 等效义务的合同，或依据您的明确同意（PDPL Article 23）
- 对每一次传输均实施适当的技术和组织措施
- 每一次传输在开始前均经过评估并留有记录
| 提供方 | 传输的数据 | 国家 | 保障措施 |
|---|---|---|---|
| AWS（托管） | 所有平台数据 | 德国（eu-central-1，法兰克福） | ISO 27001、SOC 2（AWS 基础设施）、合同保障措施（PDPL Art. 23） |
| Paddle.com Market Limited（登记商户） | 订阅计费数据、支付方式令牌、客户电子邮件及税务居住地标识 | 英国 | MoR 安排、SOC 2、PCI DSS Level 1、合同保障措施（PDPL Art. 23） |
| OpenRouter, Inc.（路由至 Google 等模型提供方） | 用于 AI 处理的文档文本 | 美国 | 零数据保留：仅限既不存储也不使用数据训练的提供方；合同保障（PDPL Art. 23） |
| Meta（WhatsApp） | 电话号码、消息元数据 | 美国 | Meta DPA、合同保障措施（PDPL Art. 23） |
| Resend | 电子邮件地址 | 美国 | 合同保障措施（PDPL Art. 23） |
| Sentry | 错误日志、设备信息 | 美国 | SOC 2、合同保障措施（PDPL Art. 23） |
| Twilio | 电话号码、消息元数据 | 美国 | ISO 27001、合同保障措施（PDPL Art. 23） |
向阿联酋境外服务提供商的传输依据（PDPL Articles 22-23）所允许的基础进行——在适用时依据充分性认定，否则依据使接收方承担与 PDPL 等效义务的合同，或您的明确同意。上述基础辅以补充技术保障措施，包括传输中加密（TLS 1.2+）和静态加密（AES-256）。我们基于风险评估接收国的法律框架，并在必要时采取额外措施。
8. 数据保留
我们会在实现本政策所述目的所必需的期间内保留您的个人数据。以下目标期限在我们当前运营规模下于技术可行的范围内执行；在尚未实现自动删除的情况下，我们会应请求手动删除。
| 数据类型 | 保留期限 |
|---|---|
| 企业注册信息 | 账户存续期 + 适用的法定保留期 |
| 个人联系方式 | 账户存续期 + 法定时效期 |
| 商业账簿及其支持性记录 | 至少 5 年（UAE Federal Decree-Law No. 50/2022, Article 29） |
| 身份证件（阿联酋身份证、护照） | 直至您删除，或在您提出删除贵公司数据的请求后 30 天内 |
| 文档 | 客户定义期限 + 法定时效期 |
| 使用日志 | 最长 2 年 |
订阅结束时，工作区将被暂停，而不是删除。您可以发送邮件至 privacy@tenancydesk.com 要求我们删除贵公司的数据；我们将在收到请求后 30 天内完成删除。我们仅保留法律要求我们就自身业务保留的记录——我们的发票和会计记录，至少保留 5 年（2022 年第 50 号联邦法令，第 29 条）。
您在 TenancyDesk 中保存的记录可能有其自身的保留义务——例如，根据 2025 年第 10 号联邦法令，客户尽职调查记录须至少保留 5 年——因此请在要求我们删除之前导出您需要的内容。
9. 您的权利
根据阿联酋PDPL和适用的数据保护法律，您拥有以下权利：
9.1 访问权
您可以请求获取我们持有的关于您的个人数据副本。
9.2 更正权
您可以请求更正不准确或不完整的数据。
9.3 删除权
您可以请求删除您的数据。例外情况包括我们依法必须保留的数据（例如阿联酋商业交易法下的交易记录）、正在进行的争议解决所需的数据，或履行合同义务所需的数据。
9.4 限制处理权
您可以请求限制我们处理您数据的方式。
9.5 数据可携权
您可以以结构化、机器可读的格式接收您的数据。
9.6 反对权
您可以反对基于合法利益的处理。
9.7 撤回同意权
如果处理基于同意，您可以随时撤回。
9.8 与自动化处理相关的权利
您有权不受仅基于自动化处理而产生重大影响的决定的约束。我们的AI功能协助数据提取和分析，但不会对您的租赁或法律权利做出自主决定。
要行使您的权利，请通过privacy@tenancydesk.com联系我们。我们将在适用法律规定的合理时间内做出回复。为验证您的身份，我们可能会要求提供额外信息。如果您是租户或业主，且您的数据由我们的商业客户之一管理，我们可能会将您的请求转交给相应的数据控制者。您也可以向阿联酋数据办公室提出投诉。
10. 安全措施
我们实施全面的安全措施来保护您的数据：
技术保障
- 静态数据采用 AES-256 加密（由 AWS 管理）
- 传输中数据采用 TLS 1.2+ 加密
- 支持多因素身份验证（MFA）
- 持续的自动化漏洞扫描（Dependabot、pip-audit、npm-audit）
- 基于风险的安全审计
- 安全开发实践与代码审查
组织保障
- 所有用户账户实施基于角色的访问控制（RBAC）
- 系统访问遵循最小权限原则
- 敏感数据访问及管理操作的审计日志
基础设施安全
- AWS 数据中心持有 ISO 27001 认证（eu-central-1，法兰克福）
- 单区域托管并配有自动备份
- 持续的基础设施监控（CloudWatch）
- 通过 AWS Shield Standard 提供 DDoS 防护
11. 数据泄露通知
如果发生对您的权利和自由构成风险的个人数据泄露事件，我们将在无不合理延迟的情况下，并在阿联酋 PDPL（UAE Federal Decree-Law No. 45/2021）及其实施细则规定的任何期限内，通知阿联酋数据办公室，并在必要时通知受影响的个人。
作为内部运营目标（而非法定期限），我们力求在知悉泄露事件后 72 小时内通知数据办公室。通知将说明泄露的性质、可能后果，以及为处理该事件并减轻其影响所采取的措施。
13. 儿童隐私
TenancyDesk是仅供商业使用的B2B服务。我们不会故意收集18岁以下个人的个人数据。如果您认为我们收集了未成年人的数据，请立即联系privacy@tenancydesk.com。
14. 政策变更
我们可能会不时更新本隐私政策。变更将在本页面发布，并更新最后更新日期。对于重大变更，我们将通过电子邮件或应用内通知方式通知您。
我们鼓励您定期查看本政策，以了解我们如何保护您的数据。
15. 联系我们
如果您对本隐私政策或我们的数据做法有疑问，请联系我们：
如果您认为您的数据保护权利受到侵犯，您也有权向阿联酋数据办公室 (dataoffice.ae) 投诉。