物业管理公司：多投资组合工作流程

管理多个投资组合，涉及数十个业主和数百名租户，需要系统化组织。本指南向您展示如何构建TenancyDesk以实现最高效率。

业务挑战

场景： 您为15个不同的房产业主管理8栋建筑中的120个单元。

痛点：

• 每个业主都需要月度报告（15份定制报告！）
• 所有单元的合规跟踪都是手动的
• 团队成员不知道谁在负责哪栋建筑
• 无法快速回答"有多少笔交易已准备好办理Ejari？"

TenancyDesk解决方案： 基于投资组合的组织 + 由您自行导出的业主报告 + 团队分配。

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第1步：按投资组合组织

这里的投资组合不是标签，而是每处物业上登记的业主，加上酋长国和楼宇名称。

已在履行中的租约按已开始的租约录入——详见录入已经开始的租约。

什么把投资组合聚在一起：

物业：  Marina Heights Tower，1205 单元
业主：  Khalid Al Mansouri   ← 把他名下每个单元串起来
酋长国：迪拜
楼宇：  Marina Heights Tower

为什么有效：

• 一个业主筛选条件即可回答"Khalid 名下的全部物业"
• 这里设置的业主会自动填入该单元每笔交易的出租方
• 合规情况可按业主、楼宇、酋长国查看

操作：

1. 为每处物业填写 Property Owner——它把投资组合联系起来，也会自动填入该 单元每笔交易的出租方
2. 在 Properties 中，用 All Types、All Emirates、Sort by 和 More Filters 缩小列表
3. 在 Deals 中使用 tags——标签属于交易而非物业——并配合状态、合规与 酋长国筛选

️ 物业上没有标签字段，Properties 下也没有 Settings 区域。今天把投资组合聚在 一起的是业主、酋长国和楼宇名称。

结果： "显示某位业主名下所有临近 Ejari 期限的交易"——一次筛选查询即可， 无需翻查表格。

第2步：团队分配

工作按交易分配，而不是按楼宇分配。

结构：

• Ahmed（Manager） → 负责整体流程与团队汇总数据
• Fatima（Property Administrator） → 可查看公司全部交易，仅编辑分配给她的
• Mohammed（Agent） → 负责分配给他的交易

操作：

1. Team → Members——邀请成员并设置各自角色。页面有三个标签： Members、Invitations、Permissions
2. 在交易的 Parties 区域填写 Assigned Agent——这就是分配，佣金与排行榜 计分都随之而定
3. 用 All Roles 和 All Status 缩小成员列表；每行显示该成员承担的交易与 任务数量

Dashboard 视图： 每位成员按其角色查看交易。Agent 看自己的交易，Property Administrator 看公司全部交易（仅可编辑分配给自己的），Manager 查看其投资组合的汇总指标。

️ 人是被分配到交易上的——没有楼宇或区域分配，也没有任何继承。整个分支机构的 隔离属于 Enterprise 套餐的能力。

业务价值： 责任清晰 → 响应更快 → 更少交易被遗漏。

第3步：业主报告

为每位业主准备月度报告。

业主想了解什么：

1. 入住率（95%，上月为 88%）
2. 租金收取状态（已收取 450,000 AED，待收 50,000 AED）
3. 即将到来的续约（3 份合同将在 60 天内到期）
4. 合规状态（12/15 个单元已注册 Ejari）
5. 维护请求（8 个已解决，2 个待处理）

操作：

1. Reports → Landlords 查看业主视角，Compliance 查看登记状态， Pipeline 查看进行中的事项
2. 设置期间——This Month、Last Month、This Quarter、This Year、Last 90 Days 或自定义范围——并点击 Compare 与上一期对比
3. 点击 Export PDF 并自行发送

️ 报告不能设置定时，也不会自动通过邮件发送：产品中既没有定时控件，也没有业主 邮件列表。每月导出并自行发送，才是对该流程的诚实描述，而不是变通办法。

第4步：大规模合规跟踪

在一个列表中监控所有单元的登记状态。

关键视图： 在 Deals 中，设置 All Statuses → Pending Registration 与 All Compliance → Blocked（或 At Risk）。每行都带有自己的阻塞项计数——"2 Blockers"—— 不必打开即可看出是什么卡住了这笔交易。

您会看到：

• 等待登记的交易
• 因缺少文件而受阻的交易——租户签证、Emirates ID、DEWA 号码
• 在变为 Blocked 之前已标记为 At Risk 的交易

如何处理：

1. 从筛选后的列表打开交易，阅读其阻塞项
2. 为负责收集缺失文件的人创建任务
3. 联系客户——其门户会列出 Still outstanding 的事项
4. 在 Tasks 中跟踪进度

一次处理多笔交易属于 Enterprise 套餐的能力（has_bulk_operations）。 在 Solo、Starter 和 Professional 套餐中，需在筛选后的列表里逐笔处理。

结果： 期限在被错过之前就出现在列表上，而不是事后才发现。

第5步：绩效指标

用产品真正测量的数据来跟踪团队表现。

报告提供什么——Reports → Team 的 Agent Leaderboard：

• 每位经纪人的 Active、Completed、Cancelled 交易
• Conversion 与 Avg Days
• 所选期间的 Commission
• 表格旁的 Commission Distribution 与 Deals per Agent 图表
• 排行榜的 Export CSV，整份报告的 Export PDF

️ 请阅读表格下方的说明：交易数量与转化率为全部时间，而佣金反映所选期间。 把二者混为一谈，最容易误判一位经纪人。

如何使用：

1. Reports → Team，设置期间，点击 Compare 与上一期对比
2. 查看每位经纪人的 Avg Days——这是产品计算的速度指标。产品中没有 文件收集率、一次通过率或 NPS 指标
3. 若某位经纪人的 Avg Days 明显高于其他人，打开其交易并逐一阅读阻塞项

结果： 辅导从产品测量出的数字开始，而不是从印象开始。

后续步骤

1. 设置WhatsApp通知（参见WhatsApp设置指南）
2. 配置付款自动化（参见付款自动化指南）
3. 任何对外集成都请依据 API Integration 指南规划——API 访问与 webhooks 属于 Enterprise 能力，且需申请开通，并非购买套餐即得