فهم مراحل سير عمل الصفقة في TenancyDesk

كل صفقة إيجار تمر عبر 6 مراحل محددة من الإنشاء الأولي إلى الإيجار النشط. فهم هذا السير يساعدك على إدارة التوقعات، تتبع التقدم، وضمان تحركات سلسة عبر كل مرحلة.

نظرة عامة على دورة حياة الصفقة

المسودة → المستندات المعلقة → المستندات الكاملة → العقد الموقع → إيجاري المقدمة → نشطة

الجدول الزمني النموذجي: 7-14 يوماً من المسودة إلى النشطة

---

المرحلة 1: المسودة (Draft)

ما يحدث في هذه المرحلة

الإنشاء الأولي:

• الوكيل يدخل تفاصيل الصفقة الأساسية
• تفاصيل الملكية، المستأجر، المالك
• الشروط المالية (الإيجار، الوديعة، العمولة)
• تواريخ العقد ومدته

حالة المستندات: اختيارية

• يمكنك حفظ بدون أي مستندات
• جيد للتخطيط السريع أو عروض الأسعار

المرونة الكاملة:

• تعديل أي حقل في أي وقت
• حذف الصفقة إذا تم إلغاؤها
• لا آثار الامتثال حتى الآن

من يمكنه الوصول:

• الوكيل الذي أنشأ
• Managers (يمكنهم رؤية جميع المسودات)
• Admins (وصول كامل)

متى تنتقل إلى التالي

جاهز للانتقال عندما:

• تفاصيل الملكية الأساسية كاملة
• معلومات المستأجر والمالك دقيقة
• شروط الإيجار متفق عليها
• جدول الدفع محدد

انقر "تفعيل الصفقة" → ينتقل إلى "المستندات المعلقة"

الوقت النموذجي في المرحلة: ساعات - أيام (حتى الموافقة الشفوية)

---

المرحلة 2: المستندات المعلقة (Documents Pending)

ما يحدث في هذه المرحلة

جمع المستندات النشط:

• TenancyDesk يُنشئ قائمة بالمستندات المطلوبة (بناءً على نوع الصفقة)
• الوكيل يرفع المستندات أو يدعو المستأجر للرفع عبر بوابة الصفقات

بوابة الصفقات نشطة:

• يستلم المستأجر دعوة بالبريد الإلكتروني بربط آمن
• يمكنهم:
  • عرض تقدم الصفقة
  • رفع مستنداتهم (Emirates ID، جواز السفر، تأشيرة)
  • عرض العقد المسودة
  • التواصل مع الوكيل

فحوصات الامتثال الآلية:

• TenancyDesk يتحقق من المستندات المفقودة
• يحدد بطاقات الهوية/جوازات السفر المنتهية
• يحسب درجة جاهزية إيجاري (0-100)

إشعارات آلية:

• تذكيرات للمستأجر (Email، SMS، WhatsApp):
  • "لا يزال ينقصك جواز السفر - يرجى الرفع في غضون يومين"
• تنبيهات للوكيل:
  • "المستأجر رفع Emirates ID - راجع الآن"

المستندات المطلوبة النموذجية

من المستأجر:

• Emirates ID (كلا الجانبين)
• جواز السفر (صفحة الصورة)
• تأشيرة الإقامة (صفحة التأشيرة)
• شهادة الراتب (اختياري لكن موصى به)

من المالك:

• جواز السفر أو Emirates ID
• سند الملكية (حاسم!)
• NOC من البنك (إذا كان العقار مرهوناً)

مستندات الملكية:

• رقم DEWA أو فاتورة
• رخصة البناء (للعقارات الجديدة)

متى تنتقل إلى التالي

جاهز للانتقال عندما:

• جميع المستندات الإلزامية مرفوعة
• AI استخرج البيانات وتحقق
• لا وثائق منتهية الصلاحية (<30 يوماً متبقية)
• تطابق الأسماء (المستأجر vs بطاقة الهوية، المالك vs سند الملكية)

آلي → النظام ينقل تلقائياً عندما تكون درجة جاهزية الوثائق = 100%

الوقت النموذجي في المرحلة: 2-5 أيام (يعتمد على سرعة استجابة المستأجر)

---

المرحلة 3: المستندات الكاملة (Documents Complete)

ما يحدث في هذه المرحلة

التحقق النهائي:

• جميع المستندات مرفوعة
• AI استخرج جميع البيانات
• لا علامات امتثال

جاهز لتوليد العقد:

• الوكيل ينقر "توليد العقد"
• TenancyDesk يملأ تلقائياً قالب عقد الإيجار الموحد لدبي (4 صفحات)
• البيانات من الصفقة + المستندات المستخرجة
• صفر إدخال يدوي

مراجعة العقد:

• الوكيل يراجع العقد المولد
• يخصص البنود الخاصة (إن أمكن)
• يضيف ملاحق (أثاث، مواقف سيارات، قواعد الحيوانات الأليفة)

إرسال للتوقيع:

• توليد PDF
• إرسال بالبريد الإلكتروني إلى المستأجر والمالك
• أو طباعة للتوقيع الشخصي

متى تنتقل إلى التالي

جاهز للانتقال عندما:

• العقد مولد ومراجع
• أرسل إلى كلا الطرفين للتوقيع
• شيك الوديعة الأمنية مجمع (اختياري لكن موصى به)

يدوي → الوكيل ينقر "العقد المرسل للتوقيع"

الوقت النموذجي في المرحلة: 1-2 أيام (توليد العقد + مراجعة)

---

المرحلة 4: العقد الموقع (Contract Signed)

ما يحدث في هذه المرحلة

جمع التوقيعات:

• المستأجر يوقع (شخصياً أو رقمياً)
• المالك يوقع (شخصياً أو رقمياً)
• الوكيل يشهد (اختياري)

طرق التوقيع:

1. شخصياً: اجتماع مع جميع الأطراف

   • المستأجر، المالك، الوكيل الحاضر
   • التوقيع على 3 نسخ (المستأجر، المالك، الوكيل)
   • مسح ضوئي ورفع إلى TenancyDesk

2. أداة التوقيع الإلكتروني الخاصة بك:

   • وقّع العقد الذي تم تنزيله باستخدام خدمة التوقيع الإلكتروني التي تستخدمها
   • كلا الطرفين يوقعان من الهاتف/الكمبيوتر
   • ارفع النسخة الموقعة مرة أخرى إلى TenancyDesk

رفع العقد الموقع:

• PDF بتوقيعات مرئية
• جميع الصفحات (1-4)
• تاريخ التوقيع واضح

جمع الدفعة الأولى

قبل Ejari، اجمع:

• الوديعة الأمنية (5٪ من الإيجار)
• شيك الإيجار الأول (#1 من 4، أو الدفعة الكاملة)
• رسوم الوكالة (إذا كان المستأجر يدفع)

سبب: المستأجرون الذين دفعوا أكثر التزاماً، وأقل احتمالاً للتراجع.

متى تنتقل إلى التالي

جاهز للانتقال عندما:

• العقد موقع من كلا الطرفين
• PDF موقع مرفوع إلى TenancyDesk
• الدفعة الأولى مجمعة (موصى به)
• جميع التواقيع واضحة ومقروءة

يدوي → الوكيل ينقر "جاهز لـ Ejari"

الوقت النموذجي في المرحلة: 1-3 أيام (جدولة الاجتماع + التوقيعات)

---

المرحلة 5: إيجاري المقدمة (Ejari Submitted)

ما يحدث في هذه المرحلة

تحضير التقديم:

• TenancyDesk ينشئ حزمة تقديم Ejari كاملة:
  • العقد الموقع (PDF)
  • Emirates ID المستأجر
  • جواز سفر المستأجر وتأشيرة
  • جواز سفر المالك
  • سند الملكية
  • رقم DEWA
  • نموذج طلب Ejari (مملوء مسبقاً)
• كل شيء مضغوط في ملف ZIP واحد جاهز للرفع

كيف يتم التقديم:

1. انقر "تنزيل حزمة Ejari" في TenancyDesk
2. قم بتسجيل الدخول إلى dubailand.gov.ae
3. حدد "تسجيل عقد إيجار جديد"
4. ارفع ملف ZIP
5. ادفع الرسوم: AED 220 (عبر الإنترنت)
6. أرسل

تتبع الحالة:

• TenancyDesk يتتبع رقم مرجع Ejari
• تحديثات الحالة:
  • "مقدمة - في انتظار المراجعة"
  • "قيد المراجعة - DLD يتحقق من المستندات"
  • "موافق عليها - الشهادة جاهزة"
  • "مرفوضة - تصحيحات مطلوبة"

إذا تم الرفض

أسباب شائعة:

• صور غير واضحة (أعد مسح 300 DPI)
• وثائق منتهية الصلاحية (جدد أولاً)
• عدم تطابق الأسماء (صحح في الصفقة)
• DEWA رقم مفقود (أضف إلى تفاصيل الملكية)
• RERA ORN غير صالح (تحقق من الإعدادات)

الإجراء:

1. TenancyDesk يُنشئ قائمة مهام من أسباب الرفض
2. الوكيل يصحح المشاكل
3. إعادة تحميل المستندات المحدثة
4. إعادة الإرسال (نفس الرسوم - لا رسوم إضافية)

متى تنتقل إلى التالي

آلي → عندما DLD يوافق:

• شهادة Ejari تصدر
• مرسلة إلى بريد الوكيل الإلكتروني
• TenancyDesk يكتشف الموافقة (إذا كنت ترفع الشهادة)
• الانتقال التلقائي إلى "نشطة"

الوقت النموذجي في المرحلة: 2-3 أيام عمل (معالجة DLD)

---

المرحلة 6: نشطة (Active)

ما يحدث في هذه المرحلة

الإيجار مباشر:

• Ejari مسجل
• العقد ملزم قانونياً
• المستأجر لديه المفاتيح
• يبدأ تحصيل الإيجار

تتبع الدفع التلقائي:

• يولد TenancyDesk تذكيرات لتواريخ استحقاق الشيكات
• إشعارات قبل 7، 3، 1 أيام من الاستحقاق
• تتبع الحالة:
  • قادمة (> 7 أيام)
  • ️ قريبة (< 7 أيام)
  • مدفوعة (مجمعة)
  • متأخرة (فائتة الاستحقاق)

تفعيل DEWA:

• المستأجر يأخذ شهادة Ejari إلى DEWA
• تفعيل الكهرباء/الماء في نفس اليوم
• ملف حساب DEWA في معرف المستأجر

تحديث تأشيرة/بطاقة الهوية:

• المستأجر يستخدم Ejari لتجديد تأشيرة الإقامة
• تحديث العنوان على Emirates ID (AED 100)

مراقبة الصفقة المستمرة:

• تتبع جمع الإيجار (شيك #1، #2، #3، #4)
• تنبيهات الدفع المتأخر
• إشعارات تجديد (90 يوماً قبل الانتهاء)
• تتبع طلبات صيانة (من بوابة الصفقات)

الإنتقالات من النشطة

إلى التجديد:

• 90 يوماً قبل انتهاء العقد
• إنشاء صفقة تجديد جديدة (نسخ من الموجودة)
• فحص RERA إذا زاد الإيجار

إلى الإكمال:

• العقد ينتهي
• المستأجر ينتقل
• الوديعة مُرجعة
• DEWA محول إلى مالك/مستأجر جديد

إلى الإخلاء:

• المستأجر لا يدفع/ينتهك
• إشعار قانوني مرسل (90 يوم أو 12 شهراً)
• حالة الصفقة: "إخلاء معلق"

الوقت النموذجي في المرحلة: 12 شهراً (مدة العقد الكاملة)

---

تتبع حالة الصفقة

لوحة المعلومات المرئية:

TenancyDesk يعرض جميع الصفقات حسب المرحلة:

المسودة (8) | المستندات المعلقة (12) | الكاملة (3) | الموقعة (2) | إيجاري (5) | النشطة (47)

انقر على أي مرحلة → تصفية الصفقات في تلك المرحلة فقط

العرض الكانبان (Pro/Enterprise):

• عرض بصري للصفقات حسب المرحلة
• السحب والإفلات لتحريك الصفقات
• مشفر بالألوان:
  • المسودة (أزرق)
  • 🟡 المستندات المعلقة (أصفر)
  • 🟢 النشطة (أخضر)
  • محظورة (أحمر - مشاكل الامتثال)

---

متوسط الجداول الزمنية (دبي 2025)

مع بوابة الصفقات وتوليد العقود آلياً والتوقيع الرقمي: تصل الوكالات إلى الجدول الزمني المُسرّع أعلاه، وتُغلق الفجوات اليدوية التي تُطيل العملية الورقية.

---

أفضل الممارسات لكل مرحلة

المسودة

• استخدم قوالب للصفقات المتكررة
• تحقق من حاسبة RERA في وقت مبكر (إذا التجديد)
• تحقق من تفاصيل المالك ضد سند الملكية

المستندات المعلقة

• أرسل دعوة بوابة الصفقات فوراً
• اتبع مع المستأجر بعد 24 ساعة
• استخدم التذكيرات الآلية (Email + SMS)
• قبول صور الهاتف (AI يستخرج البيانات على أي حال)

المستندات الكاملة

• راجع البيانات المستخرجة قبل توليد العقد
• خصص بنود العقد لكل ملكية (مواقف سيارات، صيانة)
• أطبع نسخة احتياطية (حتى لو توقيع رقمي)

العقد الموقع

• تحقق من جميع التوقيعات واضحة
• تأكد من تطابق التواريخ (تاريخ التوقيع = تاريخ البدء أو قبله)
• احتفظ بنسخ لجميع الأطراف (المستأجر، المالك، الوكالة)

إيجاري المقدمة

• تحقق مزدوج من جميع المستندات قبل الإرسال
• استخدم تقديم عبر الإنترنت (أرخص: AED 220 vs AED 250)
• احفظ رقم مرجع Ejari في TenancyDesk

النشطة

• فعّل التذكيرات الآلية للشيكات
• راقب حالة الدفع أسبوعياً
• اتصل بالمستأجرين 90 يوماً قبل الانتهاء (تجديدات)
• وثّق طلبات الصيانة من البوابة

---

ميزات أتمتة سير العمل

الانتقالات التلقائية (تقليل العمل اليدوي):

الكشف الذكي عن المستندات:

• تحميل بطاقة الهوية الإماراتية → النظام يصنف تلقائياً
• جميع المستندات مكتملة → ينتقل تلقائياً إلى "المستندات الكاملة"

مراقبة التوقيع:

• جميع الأطراف وقعت → ينتقل تلقائياً إلى "العقد الموقع"
• طرف واحد معلق → يرسل تذكير تلقائي كل 48 ساعة

تكامل Ejari:

• شهادة محملة → تفعيل الإيجار تلقائياً
• يبدأ تتبع الدفع فوراً

تحديثات الدفع التلقائية:

• الدفعة الأولى مستلمة → بوابة الصفقة تفتح للمستأجر
• جميع الدفعات مكتملة → الإيجار يُعلّم "مدفوع بالكامل"
• الدفع متأخر → تفعيل سير عمل التصعيد

---

الأذونات المستندة إلى المرحلة (RBAC)

الأدوار المختلفة ترى إجراءات مختلفة لكل مرحلة:

الوكلاء (Agents):

• يمكن إنشاء/تعديل الصفقات في المسودة والمستندات المعلقة
• لا يمكن تعديل الصفقات النشطة (يتطلب موافقة Manager)
• يمكن تحميل المستندات في أي مرحلة

المدراء (Managers):

• وصول كامل لجميع المراحل
• يمكن تجاوز حظر الامتثال
• الموافقة على الإيجارات >AED 200,000

المسؤولو العقارات (Property Administrators):

• عرض جميع صفقات الشركة، رفع المستندات والتحقق منها
• عرض جميع جداول الدفع ومتابعة التحصيل
• يمكنهم تعديل الصفقات المسندة إليهم فقط
• لا يمكن إنشاء صفقات أو تعديل العقارات أو الشروط المالية

---

الأسئلة الشائعة

س: هل يمكنني تخطي المراحل؟ ج: لا. كل مرحلة لها متطلبات إلزامية. ومع ذلك، إذا تم استيفاء جميع المتطلبات، يمكن أن تكون الانتقالات فورية.

س: ماذا لو تم رفض Ejari؟ ج: تعود الصفقة إلى "المستندات الكاملة". أصلح المشكلات التي أبرزها DLD وأعد التقديم.

س: هل يمكن للصفقات العودة إلى الوراء؟ ج: فقط المدراء يمكنهم نقل الصفقة إلى الوراء (للتصحيحات). جميع التغييرات يتم تسجيلها في التدقيق.

س: كم من الوقت يجب أن تستغرق كل مرحلة؟ ج:

• المسودة: 15 دقيقة - يومان
• المستندات المعلقة: 2-3 أيام
• المستندات الكاملة: 1-2 يوم
• العقد الموقع: 1-3 أيام
• Ejari المقدمة: 1-3 أيام
• المجموع: 7-14 يوماً

---

فهم سير العمل يمكّنك من إدارة التوقعات، تحديد الاختناقات، وتحريك الصفقات بشكل أسرع من المسودة إلى النشطة.