إدخال إيجار بدأ بالفعل

بعض عقود الإيجار تصلك في منتصف مدتها: تتولّى الإدارة من وكالة أخرى، أو تبدأ استخدام TenancyDesk لإيجار تديره بالفعل. المستأجر يسكن العقار فعلاً، وجزء من الإيجار سُدِّد بالفعل. يوضح هذا المقال كيف تسجّل هذا الإيجار دون أن تُرسل إلى المستأجر أو المالك تذكيرات بمبالغ سُوِّيت منذ زمن.

متى تستخدم هذا

استخدمه عندما يكون الإيجار قد بدأ قبل اليوم وانتقل المستأجر إلى العقار بالفعل. أما في التأجير الجديد، حيث لم ينتقل المستأجر بعد، فأنشئ الصفقة كالمعتاد.

إذا أدخلت تاريخ بدء إيجار سابقاً لليوم، يذكّرك نموذج الصفقة: "The lease starts before today. If the tenant already lives there, tick this."

الخطوة 1: سجّل الصفقة كإيجار قائم

في نموذج الصفقة، ضمن Lease Terms، حدِّد خانة This tenancy has already started.

لا يمكنك تغيير هذا الخيار إلا ما دامت الصفقة مسودة. وبعد تأكيد الدفعات السابقة تبقى الصفقة إيجاراً قائماً.

الخطوة 2: أنشئ جدول الدفعات من العقد

في تبويب Payments في الصفقة، اضغط Create Schedule وأدخل الجدول كما ينص عليه العقد تماماً، بدءاً من تاريخ بدء الإيجار. في الإيجار القائم يجوز أن يكون تاريخ الدفعة الأولى في الماضي، ولكن ليس قبل بدء الإيجار.

ويُرفض أي جدول يطالب بإيجار يزيد على ما ينص عليه العقد.

الخطوة 3: أكّد الدفعات السابقة

في أعلى صفحة الصفقة سترى Existing tenancy — nothing has been sent to the tenant or the owner. اضغط Confirm past payments. تعرض القائمة كل دفعة غير مسدَّدة مؤرَّخة قبل اليوم، ويجب البتّ في كل واحدة منها:

• استُلمت. أغلق القائمة، وافتح الدفعة، واضغط Mark as Paid، وأدخل في Payment received on اليوم الذي وصل فيه المال فعلاً.
• لم تُستلم. حدِّدها في القائمة. وتبقى مستحقة على المستأجر.

وعندما تبتّ في كل الدفعات السابقة، اضغط Confirm and notify from now on.

يمكن أن يؤكّد Agent أو Team Lead أو Manager أو Admin؛ أما Property Administrator فلا يمكنه ذلك. ويُسجَّل التأكيد، مع الدفعات المعلَن عدم استلامها، في سجل التدقيق.

إلى أن تؤكّد: لا يصل شيء إلى المستأجر أو المالك

ما دامت الصفقة تنتظر التأكيد:

• لا يُرسَل إلى المستأجر أو المالك أي بريد إلكتروني أو رسالة WhatsApp أو SMS بشأن هذه الصفقة، ولا يُضاف شيء إلى بوابتيهما؛
• لا تظهر الصفقة في أيٍّ من البوابتين. وفي بوابة المالك يظهر العقار بحالة قيد الإعداد، لا بوصفه شاغراً؛
• يرفض TenancyDesk الإجراءات التي قد تصل إليهما: دعوة البوابة، والإشعار القانوني المرسل بالبريد الإلكتروني أو WhatsApp، ورسالة WhatsApp القائمة على قالب، وصرف مستحقات للمالك، وتجديد الإيجار. أما الإشعار المبلَّغ بالبريد المسجّل أو عبر الكاتب العدل فلا يتأثر؛
• يظل فريقك يتلقّى تنبيهاته ومهامه.

الرسائل المحجوبة خلال هذه الفترة لا تُحفَظ لوقت لاحق: فهي لا تُرسَل بعد التأكيد أيضاً.

بعد التأكيد

من تلك اللحظة تعمل الصفقة مثل أي صفقة أخرى: يتلقّى المستأجر والمالك الإشعارات المعتادة، ويمكنك دعوتهما إلى بوابتيهما.

لا يُرسَل تذكير تلقائي لدفعة كان موعد استحقاقها قد فات عند إنشاء الجدول. تابِع هذه الدفعات مع المستأجر بنفسك.

إدخال عدة إيجارات في آنٍ واحد

في خطة Enterprise، يستورد Settings → Bulk Import/Export الصفقات أيضاً. وللإيجار الساري بالفعل، ضع existing في العمود tenancy_origin. عندئذٍ ينتظر كل إيجار قائم مستورَد تأكيد دفعاته السابقة، كما هو موضح أعلاه.