Экспорт данных и соответствие конфиденциальности (GDPR)

Вы владеете своими данными. TenancyDesk предоставляет комплексные средства экспорта и контроля конфиденциальности для обеспечения соответствия законам о защите данных ОАЭ и GDPR.

Федеральный закон-декрет № 45 от 2021 года о защите персональных данных (UAE PDPL) предоставляет вам и вашим клиентам мощные права на данные - и TenancyDesk уважает каждое из них.

---

Опции экспорта данных

Настройки → Аккаунт → Экспорт данных

Доступные форматы экспорта

JSON (JavaScript Object Notation):

• Машиночитаемый для импорта в другие системы
• Полная структура данных с отношениями
• Идеален для миграции системы или интеграций
• Размер файла: средний (хорошее сжатие)
• Сценарии использования: миграция данных, резервное копирование API, разработка/тестирование

Excel (.xlsx):

• Формат таблиц для анализа
• Несколько листов: Сделки, Стороны, Платежи, Документы
• Встроенное форматирование и формулы
• Размер файла: большой (без сжатия)
• Сценарии использования: бизнес-анализ, финансовый аудит, проверка

CSV (Comma-Separated Values):

• Универсальный формат, работающий со всеми инструментами
• Отдельные файлы для каждого типа данных
• Простой, обратно совместимый
• Размер файла: малый (обычный текст, хорошо сжимается)
• Сценарии использования: импорт в CRM, анализ таблиц, пользовательские отчеты

PDF (Portable Document Format):

• Печатные отчеты с форматированием
• Визуальные панели и диаграммы
• Нередактируемый (хорош для юридических записей)
• Размер файла: большой (с вложениями)
• Сценарии использования: юридические записи, распечатки аудитора, архивирование

---

Что включено в экспорт

Все сделки (активные и завершенные):

• Полные детали сделки (аренда, комиссия, срок)
• История рабочего процесса (черновик ← активная ← ожидает Ejari ← завершена)
• Баллы соответствия и история нарушений
• Внутренние заметки и пользовательские приложения

Все стороны (арендаторы, владельцы, недвижимость):

• Полная контактная информация
• Копии документов (Emirates ID, паспорт, торговая лицензия)
• История транзакций по сделкам
• Черные списки и флаги

Все документы (как ZIP-файл):

• Контракты (подписанные PDFs)
• Сертификаты Ejari
• Квитанции об оплате
• Документы, загруженные через портал сделок
• Выходные данные юридических уведомлений

История платежей:

• Графики платежей и статус каждого взноса
• Детали чеков (номер чека, банк, дата погашения)
• Записи о сборе
• История просрочек и штрафов

Журнал коммуникаций:

• Отправленные emails (шаблоны + содержание)
• SMS и журналы WhatsApp
• Уведомления портала сделок
• Временные метки и идентификаторы отправителей

Отчеты о соответствии:

• Журналы калькулятора RERA Rental Index
• Сгенерированные юридические уведомления (90 дней, 12 месяцев)
• Пакеты доказательств для споров (для RDC)
• Нарушения и решения

Журнал аудита:

• Каждое изменение каждой записи (кто, когда, что)
• Изменения разрешений и доступа команды
• Попытки входа и история IP
• Вызовы API и события Webhook

---

Размер экспорта и время обработки

Малые агентства (<50 сделок):

• Размер экспорта: 20-50 МБ
• Время обработки: мгновенно (< 30 секунд)
• Доставка: мгновенная ссылка для скачивания в браузере

Средние агентства (50-200 сделок):

• Размер экспорта: 50-200 МБ
• Время обработки: 5-10 минут
• Доставка: ссылка по email (действительна 48 часов)

Крупные агентства (200+ сделок):

• Размер экспорта: 200 МБ - 2 ГБ
• Время обработки: 15-30 минут
• Доставка: безопасная ссылка для скачивания по email (действительна 48 часов)

Ссылка для скачивания: отправляется на ваш email, действительна 48 часов (по соображениям безопасности). После 48 часов нужно запросить новый экспорт.

---

Соответствие GDPR

Ваши права (и права ваших клиентов) по GDPR и федеральному закону ОАЭ № 45/2021:

1. Право на доступ (Right to Access)

Что это:

• Запросить копию всех хранимых персональных данных
• Понять, как обрабатываются ваши данные
• Узнать, кто имеет доступ к вашим данным

Как осуществить право:

• Настройки ← Аккаунт ← Экспорт данных
• TenancyDesk предоставляет в течение 30 дней (обычно 1 рабочий день)
• Формат: любой из JSON, Excel, CSV, PDF

Пример: арендатор запрашивает копию всех своих данных, хранящихся в вашей системе → используйте функцию экспорта, отфильтруйте по арендатору, отправьте PDF.

---

2. Право на переносимость данных (Right to Portability)

Что это:

• Экспорт данных в машиночитаемом формате
• Перенос данных в другую систему без препятствий

Как осуществить право:

• Экспорт ← выбрать JSON или CSV
• Импорт в любую другую систему

Пример: переход с TenancyDesk на конкурента (надеемся, нет!) → экспорт полного JSON всех данных, импорт в новую систему.

---

3. Право на удаление (Right to be Forgotten)

Что это:

• Запрос удаления аккаунта и стирания всех данных
• Окончательное необратимое удаление

Как осуществить право:

• Настройки ← Аккаунт ← Удалить аккаунт
• Или обратиться в поддержку для ручного удаления

Сроки:

• Основные данные удаляются в течение 30 дней
• Резервные копии удаляются в течение 90 дней
• Исключение: требования юридического хранения (7 лет для записей об аренде в ОАЭ)

Исключения хранения: По Закону Дубая № 26 от 2007 года (Закон об аренде в Дубае) агентства должны хранить записи об аренде в течение 7 лет для целей аудита и споров. Эти данные не могут быть удалены даже по запросу GDPR/PDPL.

Что сохраняется:

• Подписанные контракты и сертификаты Ejari
• Записи о платежах
• Отправленные юридические уведомления
• Пакеты доказательств для споров

Что удаляется:

• Доступ к аккаунту (вход отключен)
• Персонально идентифицируемые данные (Emails, телефоны, IP-адреса)
• Ненужные документы (внутренние заметки, пользовательские приложения)

---

4. Право на исправление (Right to Rectification)

Что это:

• Исправление неточных данных в любое время
• Система ведет журнал аудита исправлений

Как осуществить право:

• Редактировать любую запись непосредственно в системе
• Журнал аудита записывает, кто внес исправление и когда

Пример: изменение неверного номера телефона арендатора → редактирование в профиле арендатора, запись регистрирует "Обновлено [пользователем] [дата]".

---

Требования UAE PDPL

Федеральный закон-декрет № 45 от 2021 года устанавливает конкретные требования:

1. Явное информированное согласие

Что требуется:

• Четкое подтверждающее действие (чекбоксы, подписи)
• Простой язык (не юридический жаргон)
• Конкретная цель (почему собираются данные)
• Возможность отозвать в любое время

Как TenancyDesk соблюдает:

• Портал сделок требует явного согласия арендатора на загрузку документов
• Политика конфиденциальности ясна и доступна на 5 языках
• Арендаторы могут отозвать согласие в любое время через портал

---

2. Немедленное уведомление о нарушениях

Что требуется:

• Уведомление затронутых лиц в течение 72 часов
• Уведомление Управления данных ОАЭ (UAE Data Office)
• Документирование деталей нарушения и принятых мер

Как TenancyDesk соблюдает:

• Непрерывный мониторинг инфраструктуры через AWS CloudWatch и Sentry (автоматические уведомления 24/7)
• Шифрование данных в состоянии покоя и при передаче (AES-256, TLS 1.3)
• Автоматические журналы аудита каждого доступа к данным
• План реагирования на инциденты с мгновенными оповещениями

---

3. Трансграничная передача данных

Что требуется:

• Одобрение Управления данных ОАЭ для передачи данных за пределы ОАЭ
• Решения о достаточности или гарантии (например, стандартные договорные оговорки)
• Обеспечение эквивалентного уровня защиты

Как TenancyDesk соблюдает:

• Данные хранятся в ОАЭ (AWS Middle East - регион Бахрейн)
• Нет международных передач по умолчанию
• Если вы используете интеграции (например, Zapier, API), вы ответственны за соблюдение при передаче

---

4. Штрафы за несоблюдение

Нарушения PDPL:

• Штрафы до AED 3 миллиона
• Распоряжения о прекращении обработки
• Возможные уголовные санкции за серьезные нарушения

Как избежать штрафов:

• Всегда уважайте права на данные (доступ, удаление, исправление)
• Получайте явное согласие перед сбором данных
• Немедленно сообщайте о нарушениях
• Экспортируйте/удаляйте данные по запросу в установленные сроки

---

Лучшие практики управления данными

Рекомендации экспертов по безопасности данных:

1. Регулярные аудиты данных

• Проверяйте хранимые данные каждые 6 месяцев
• Удаляйте ненужные данные (минимизация данных)
• Проверяйте, кто имеет доступ к каким данным

2. Шифрование и безопасность

• TenancyDesk шифрует всё (в покое: AES-256, при передаче: TLS 1.3)
• Используйте 2FA для всех аккаунтов команды
• Проверяйте журналы доступа еженедельно

3. Политики хранения данных

• Определите четкие периоды хранения (7 лет для аренды, 3 года для лидов)
• Автоматически архивируйте + удаляйте старые данные
• Исключения для юридических требований

4. Обучение команды

• Обучите команду обработке запросов данных
• SOPs для запросов доступа, удаления, исправления
• Знайте, к кому обращаться (DPO или юридическая поддержка)

---

Политика хранения данных

Автоматическое управление хранением

TenancyDesk автоматически отслеживает требования к хранению:

Уведомления о хранении

TenancyDesk уведомляет вас:

• За 90 дней до окончания периода хранения
• Когда данные подлежат удалению
• Когда удаление завершено

Требуется действие Admin: Подтвердить удаление или продлить хранение

Ручное удаление данных

Удаление конкретных записей:

1. Перейдите к записи (контакт, сделка и т.д.)
2. Нажмите "Удалить" (только Admin)
3. Подтвердите удаление
4. Запись мягко удалена (30-дневный период восстановления)
5. После 30 дней: Постоянное удаление

Массовое удаление:

1. Настройки → Экспорт данных → "Очистка данных"
2. Выберите критерии (например: "Сделки завершены до 2018")
3. Просмотрите записи для удаления
4. Подтвердите массовое удаление

---

Журналы аудита

Что регистрируется

Каждое значимое действие записывается:

• Входы пользователей (временная метка, IP, устройство)
• Создание, редактирование, удаление сделок
• Загрузка и скачивание документов
• Изменения контактов
• Обновления статуса платежей
• Изменения настроек
• Изменения ролей

Доступ к журналам аудита

Настройки → Безопасность → Журнал аудита

Доступные фильтры:

• Диапазон дат
• Пользователь
• Тип действия (создание, редактирование, удаление, просмотр)
• Тип сущности (сделка, контакт, документ)

Экспорт журналов аудита

Для аудитов соответствия или юридических требований:

1. Настройки → Безопасность → Журнал аудита
2. Примените фильтры (диапазон дат и т.д.)
3. Нажмите "Экспорт журнала"
4. Выберите формат (CSV или JSON)
5. Скачайте файл

Случаи использования:

• Аудит соответствия RERA
• Внутренняя проверка безопасности
• Разрешение споров (кто получил доступ к чему)
• Запрос на доступ субъекта данных GDPR

---

Обработка данных третьими сторонами

TenancyDesk как обработчик данных

Когда вы используете TenancyDesk, мы действуем как обработчик данных от вашего имени.

Наши обязательства:

• Обрабатывать данные только по вашим инструкциям
• Применять соответствующие меры безопасности
• Уведомлять вас о любых утечках данных
• Удалять данные при прекращении договора
• Помогать с запросами субъектов данных

Соглашение об обработке данных (DPA)

Корпоративные клиенты могут запросить формальное DPA, документирующее:

• Объем и цели обработки данных
• Применяемые меры безопасности
• Список субпроцессоров
• Процедуры уведомления об утечках
• Возврат/удаление данных при прекращении

Запросить DPA: Свяжитесь с legal@tenancydesk.com

Субпроцессоры

TenancyDesk использует следующих субпроцессоров:

Обновления: Об изменениях списка субпроцессоров уведомляем за 30 дней.

---

Меры безопасности

Техническая безопасность

Шифрование:

• Данные в состоянии покоя: шифрование AES-256
• Данные в передаче: TLS 1.3
• База данных: зашифрованные резервные копии

Контроль доступа:

• Разрешения на основе ролей (RBAC)
• Двухфакторная аутентификация (2FA)
• Тайм-аут сессии (настраиваемый)
• Белый список IP (Enterprise)

Инфраструктура:

• Дата-центр AWS Ближний Восток
• Регулярное тестирование на проникновение
• Автоматизированный мониторинг и оповещения через AWS CloudWatch и Sentry

Организационная безопасность

Команда TenancyDesk:

• Проверка биографии всех сотрудников
• Обязательное обучение безопасности
• Доступ к данным клиентов: на основе необходимости
• Регулярные аудиты безопасности

---

Часто задаваемые вопросы

В: Могу ли я экспортировать все данные, если отменю TenancyDesk? О: Да. У вас есть 30 дней после отмены для экспорта всех данных. После 30 дней данные удаляются согласно нашей политике хранения.

В: Хранятся ли мои данные в ОАЭ? О: Да. Основное хранилище данных — AWS Ближний Восток (Бахрейн), с резервными копиями в одобренных ОАЭ локациях.

В: Кто может видеть данные моей компании в TenancyDesk? О: Только сотрудники поддержки с конкретной необходимостью (для устранения проблем). Весь доступ логируется и аудируется.

В: Как ответить на запрос субъекта данных GDPR? О: Используйте инструменты экспорта и удаления в Настройках. Рекомендуем отвечать в течение 30 дней.

В: Что произойдет с моими данными, если TenancyDesk закроется? О: Наши условия включают 90-дневное уведомление и полный экспорт данных до любого прекращения сервиса.

---

TenancyDesk поддерживает процессы соответствия требованиям GDPR и Федерального закона-декрета ОАЭ № 45/2021 о защите персональных данных — инструменты экспорта данных и контроль конфиденциальности помогают управлять вашими правами и правами ваших клиентов на данные.