فهم أدوار المستخدمين والأذونات في TenancyDesk

نظام التحكم في الوصول المستند إلى الأدوار (RBAC) في TenancyDesk يضمن أن كل عضو في الفريق لديه المستوى المناسب من الوصول - لا أكثر ولا أقل.

لماذا يهم RBAC

الأمان: منع الوصول غير المصرح به إلى البيانات المالية الحساسة الامتثال: مسار تدقيق لجميع الإجراءات (من قام بماذا ومتى) الكفاءة: البيانات الصحيحة للأشخاص المناسبين المساءلة: أدوار واضحة = مسؤوليات واضحة

---

الأدوار الخمسة في TenancyDesk

1. Admin (المسؤول)

من: مالك الشركة، مدير تكنولوجيا المعلومات، المدير المالي

الوصول الكامل إلى:

• جميع الصفقات في الشركة
• جميع أعضاء الفريق وإدارتهم
• الفوترة والاشتراكات
• جميع الإعدادات (الشركة، التكاملات، سير العمل)
• مفاتيح API وإدارة Webhook
• تقارير على مستوى الشركة والتحليلات

الأذونات الخاصة:

• إضافة/إزالة أي عضو في الفريق (بما في ذلك Admins الآخرين)
• تغيير الخطة (Solo/Starter/Pro/Enterprise)
• الوصول إلى سجلات التدقيق الكاملة
• تصدير جميع بيانات الشركة (JSON، Excel، CSV، PDF)
• حذف الصفقات بشكل دائم
• تكوين SSO (Enterprise فقط)

حالات الاستخدام:

• إعداد الشركة الأولي
• إدارة الفوترة والاشتراكات
• تكوين التكاملات (مفاتيح API، WhatsApp، الويب هوك)
• إدارة الفريق على مستوى الشركة
• الوصول إلى بيانات جميع الصفقات لأغراض المراجعة/المراجعة

---

2. Manager (المدير)

من: مدير الفرع، مدير العمليات، رئيس المبيعات

الوصول إلى:

• جميع الصفقات في الشركة (إنشاء، عرض، تعديل)
• جميع تقارير الشركة والتحليلات
• عرض أسماء وأدوار أعضاء الفريق (قراءة فقط — لا يمكنه دعوة أو إزالة)
• متابعة المدفوعات والتحصيلات عبر جميع الصفقات
• مراقبة الامتثال عبر جميع الصفقات

الأذونات المحدودة:

• لا يمكن إدارة الفوترة أو تغيير الخطة
• لا يمكن دعوة أو إزالة أعضاء الفريق (Admin فقط)
• لا يمكن الوصول إلى مفاتيح API أو إعدادات Webhook
• لا يمكن تغيير إعدادات الشركة

مثال: مدير فرع لديه 10 وكلاء. يمكنه:

• عرض جميع صفقات الوكلاء العشرة
• إعداد تقارير الإيرادات والأداء
• عرض صفحة الفريق لمعرفة الأدوار (لكن لا يمكنه التعديل)
• متابعة تحصيل المدفوعات عبر جميع الصفقات

---

3. Team Lead (قائد الفريق)

من: وكيل أول، مشرف فريق

الوصول إلى:

• إنشاء وإدارة صفقاته الخاصة
• عرض صفقات ومهام أعضاء فريقه
• إحصائيات لوحة تحكم الفريق
• تقارير أداء الفريق
• تعيين وإعادة تعيين المهام داخل الفريق
• وصول كامل للعقارات وجهات الاتصال

الأذونات المحدودة:

• لا يمكنه الاطلاع على صفقات خارج فريقه
• لا يمكنه إدارة الفواتير أو إعدادات الشركة
• لا يمكنه دعوة أو إزالة أعضاء الفريق
• لا يمكنه الوصول إلى تقارير الشركة (فريقه فقط)

مثال: وكيل أول يقود فريقاً من 4 وكلاء. يمكنه:

• إنشاء وإدارة صفقاته الخاصة
• عرض صفقات ومهام أعضاء فريقه الأربعة
• الاطلاع على لوحة تحكم الفريق
• إعداد تقارير أداء الفريق
• إعادة تعيين مهمة متأخرة من وكيل إلى آخر

---

4. Agent (الوكيل)

من: وكيل عقاري، مستشار عقاري، مدير التأجير

الوصول إلى:

• صفقاته الخاصة فقط (التي أنشأها أو تم تعيينها له)
• إنشاء صفقات جديدة
• تحميل/حذف المستندات لصفقاته
• إنشاء العقود وتحضير Ejari
• إرسال الاتصالات (Email، SMS، WhatsApp) للعملاء
• استخدام بوابة الصفقات لعملائه
• عرض إحصائياته الخاصة (عدد الصفقات، قيمة AED الإجمالية، معدل الإغلاق)

الأذونات المحدودة:

• لا يمكن عرض صفقات Agents الآخرين (إلا إذا شاركها Admin/Manager)
• لا يمكن الموافقة على صفقات >AED 200,000 (يحتاج إلى موافقة Manager)
• لا يمكن تجاوز حظر الامتثال
• لا يمكن عرض تقارير الفريق أو تحليلات الشركة
• لا يمكن تعديل إعدادات سير العمل
• لا يمكن تصدير بيانات الصفقات المجمعة (يمكنه فقط تصدير صفقاته)

حالات الاستخدام:

• إنشاء وإدارة صفقات الإيجار الخاصة
• تحميل مستندات المستأجر/المالك
• إنشاء العقود ومشاركتها للتوقيع
• تحضير حزم تقديم Ejari
• تتبع مدفوعات الإيجار لعملائه
• استخدام بوابة الصفقات لتجميع المستندات من المستأجرين

مثال: وكيل يدير 15 صفقة نشطة. يمكنه:

• عرض جميع صفقاته ال 15 فقط (وليس صفقات الوكلاء الآخرين)
• إنشاء صفقة جديدة لمستأجر جديد
• تحميل Emirates ID ورخصة ملكية المستأجر
• إنشاء عقد إيجار ومشاركته للتوقيع
• تحضير تقديم Ejari وإرساله إلى Manager للموافقة (إذا >AED 200k)

---

5. Property Administrator (مسؤول العقارات)

من: مسؤول المكتب، أخصائي إيجاري/توثيق، معالج المستندات، موظف مطابقة المدفوعات

الوصول إلى:

• عرض جميع صفقات الشركة والمدفوعات والمهام والامتثال
• رفع المستندات والتحقق منها وتنظيمها
• تجهيز تسجيل إيجاري / توثيق
• عرض جميع جداول الدفع وتتبع التحصيلات
• التحقق من مستندات اعرف عميلك للمستأجرين والملاك
• تصفح جميع عقارات وجهات اتصال الشركة

الأذونات المحدودة:

• لا يمكنه إنشاء صفقات جديدة أو تعديل شروط الصفقات
• لا يمكنه إنشاء أو تعديل العقارات (عرض فقط)
• لا يمكنه حذف جهات الاتصال (عرض فقط، التحقق من KYC مسموح)
• يمكنه عرض جميع صفقات الشركة لكن يمكنه تعديل الصفقات المسندة إليه فقط
• لا يمكنه عرض التقارير أو التحليلات
• لا يمكنه إدارة الفريق أو الإعدادات (باستثناء الملف الشخصي)

مثال: مسؤول مكتب يدعم 5 وكلاء. يمكنه:

• عرض جميع صفقات الشركة لتجهيز إيجاري ومطابقة المدفوعات
• رفع Emirates IDs والتحقق من مستندات KYC
• تجهيز حزمة تقديم إيجاري لأي صفقة
• الاطلاع على حالة جداول الدفع عبر جميع الصفقات
• تصفح جميع العقارات وجهات الاتصال
• تعديل الصفقات المسندة إليه فقط
• لا يمكنه إنشاء صفقات أو عقارات أو جهات اتصال جديدة

---

مصفوفة الأذونات

---

أفضل الممارسات لإدارة الأدوار

مبدأ الامتياز الأدنى:

• ابدأ بأقل دور ممكن
• قم بالترقية فقط عند الضرورة
• مراجعة وتدقيق الأذونات ربع سنوياً

فصل الواجبات:

• لا تمنح نفس الشخص إنشاء الصفقة + الموافقة المالية
• استخدم Property Administrators للعمل الإداري، وليس Agents
• احتفظ بوصول API للمسؤولين فقط

الأمان:

• اجعل المصادقة الثنائية (2FA) إلزامية لجميع Admins وManagers
• مراجعة سجلات الوصول شهرياً
• عطّل الحسابات الغير نشطة (>30 يوم بدون تسجيل دخول)
• أزل المستخدمين الذين غادروا فوراً

مسار التدقيق:

• جميع الإجراءات مسجلة مع معرّف المستخدم، الدور، الطابع الزمني
• راجع سجلات التدقيق أسبوعياً للتغييرات الحساسة
• قم بتصدير سجلات التدقيق لمراجعات الامتثال

---

أدوار واضحة = عمليات سلسة. قم بإعداد فريقك بالوصول المناسب لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة والأمان.