数据导出和隐私合规（GDPR）

您拥有自己的数据。 TenancyDesk提供全面的导出和隐私控制，以确保符合阿联酋数据保护法和GDPR。

**联邦法令第45号（2021年）**关于个人数据保护（UAE PDPL）赋予您和您的客户强大的数据权利 - TenancyDesk尊重每一项权利。

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数据导出选项

设置 → 账户 → 导出数据

可用的导出格式

JSON（JavaScript对象表示法）：

• 机器可读，用于导入其他系统
• 带关系的完整数据结构
• 适合系统迁移或集成
• 文件大小：中等（压缩良好）
• 使用场景：数据迁移、API备份、开发/测试

Excel（.xlsx）：

• 用于分析的电子表格格式
• 多个工作表：交易、各方、付款、文档
• 内置格式和公式
• 文件大小：大（无压缩）
• 使用场景：业务分析、财务审计、审查

CSV（逗号分隔值）：

• 适用于所有工具的通用格式
• 每种数据类型的单独文件
• 简单、向后兼容
• 文件大小：小（纯文本，压缩良好）
• 使用场景：导入CRM、电子表格分析、自定义报告

PDF（便携式文档格式）：

• 带格式的可打印报告
• 可视化仪表板和图表
• 不可编辑（适合法律记录）
• 文件大小：大（带嵌入）
• 使用场景：法律记录、审计员打印件、归档

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导出中包含的内容

所有交易（活跃和已完成）：

• 完整的交易详细信息（租金、佣金、期限）
• 工作流历史（草稿 ← 活跃 ← 待处理Ejari ← 已完成）
• 合规分数和违规历史
• 内部备注和自定义附件

所有各方（租户、业主、物业）：

• 完整的联系信息
• 文档副本（Emirates ID、护照、商业许可证）
• 跨交易的交易历史
• 黑名单和标记

所有文档（作为ZIP文件）：

• 合同（签署的PDF）
• Ejari证书
• 付款收据
• 从交易门户上传的文档
• 法律通知输出

付款历史：

• 付款计划和每期状态
• 支票详细信息（支票号、银行、到期日）
• 收款记录
• 延迟和罚款历史

通信日志：

• 已发送的电子邮件（模板+内容）
• SMS和WhatsApp日志
• 交易门户通知
• 时间戳和发送者ID

合规报告：

• RERA租金指数计算器日志
• 生成的法律通知（90天、12个月）
• 争议证据包（用于RDC）
• 违规和解决方案

审计追踪：

• 每条记录的每次更改（谁、何时、什么）
• 权限更改和团队访问
• 登录尝试和IP历史
• API调用和Webhook事件

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导出大小和处理时间

小型机构（<50笔交易）：

• 导出大小：20-50 MB
• 处理时间：即时（<30秒）
• 交付：浏览器中的即时下载链接

中型机构（50-200笔交易）：

• 导出大小：50-200 MB
• 处理时间：5-10分钟
• 交付：电子邮件链接（有效期48小时）

大型机构（200+笔交易）：

• 导出大小：200 MB - 2 GB
• 处理时间：15-30分钟
• 交付：通过电子邮件的安全下载链接（有效期48小时）

下载链接：发送到您的电子邮件，有效期48小时（出于安全原因）。48小时后，需要请求新的导出。

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GDPR合规

您的权利（和您客户的权利）根据GDPR和阿联酋联邦法律第45/2021号：

1. 访问权（Right to Access）

什么是：

• 请求所有存储的个人数据副本
• 了解数据如何被处理
• 了解谁可以访问您的数据

如何行使权利：

• 设置 ← 账户 ← 导出数据
• TenancyDesk在30天内提供（通常1个工作日）
• 格式：JSON、Excel、CSV、PDF中的任何一种

示例：租户请求系统中存储的所有数据的副本 → 使用导出功能，按租户过滤，发送PDF。

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2. 数据可移植权（Right to Portability）

什么是：

• 以机器可读格式导出数据
• 将数据转移到另一个系统而无障碍

如何行使权利：

• 导出 ← 选择JSON或CSV
• 导入任何其他系统

示例：从TenancyDesk切换到竞争对手（希望不会！）→ 导出所有数据的完整JSON，导入新系统。

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3. 删除权（Right to be Forgotten）

什么是：

• 请求删除账户并擦除所有数据
• 最终不可逆删除

如何行使权利：

• 设置 ← 账户 ← 删除账户
• 或联系支持进行手动删除

时间表：

• 主数据在30天内删除
• 备份在90天内删除
• 例外：法律保留要求（阿联酋租赁记录7年）

保留例外： 根据迪拜法律第26号（2007年）（迪拜租赁法），机构必须保留租赁记录7年用于审计和争议目的。即使根据GDPR/PDPL请求，这些数据也不能被删除。

保留的内容：

• 签署的合同和Ejari证书
• 付款记录
• 已发送的法律通知
• 争议证据包

删除的内容：

• 账户访问（登录已禁用）
• 个人身份信息（电子邮件、电话、IP地址）
• 不必要的文档（内部备注、自定义附件）

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4. 更正权（Right to Rectification）

什么是：

• 随时更正不准确的数据
• 系统维护更正的审计日志

如何行使权利：

• 直接在系统中编辑任何记录
• 审计追踪记录谁进行了更正以及何时

示例：更改租户的错误电话号码 → 在租户资料中编辑，记录记录"由[用户]在[日期]更新"。

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阿联酋PDPL要求

**联邦法令第45号（2021年）**规定了具体要求：

1. 明确知情同意

要求什么：

• 明确的确认行动（复选框、签名）
• 简单语言（不是法律术语）
• 具体目的（为什么收集数据）
• 随时撤回的选项

TenancyDesk如何合规：

• 交易门户要求租户明确同意上传文档
• 隐私政策清晰且提供5种语言
• 租户可以随时通过门户撤回同意

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2. 立即违规通知

要求什么：

• 72小时内通知受影响的个人
• 通知阿联酋数据办公室（UAE Data Office）
• 记录违规细节和采取的行动

TenancyDesk如何合规：

• 通过AWS CloudWatch和Sentry进行持续基础设施监控（24/7自动警报）
• 静态和传输中的数据加密（AES-256，TLS 1.3）
• 每次数据访问的自动审计日志
• 具有即时警报的事件响应计划

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3. 跨境数据传输

要求什么：

• 阿联酋数据办公室批准在阿联酋境外传输数据
• 充分性决定或保障措施（例如标准合同条款）
• 确保同等保护水平

TenancyDesk如何合规：

• 数据存储在阿联酋（AWS中东 - 巴林地区）
• 默认情况下没有国际传输
• 如果您使用集成（例如Zapier、API），您负责传输合规

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4. 不合规的罚款

PDPL违规：

• 罚款高达AED 300万
• 停止处理命令
• 严重违规可能面临刑事制裁

如何避免罚款：

• 始终尊重数据权利（访问、删除、更正）
• 在收集数据之前获得明确同意
• 立即报告违规
• 在法定时间内应请求导出/删除数据

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数据管理最佳实践

数据安全专家的建议：

1. 定期数据审计

• 每6个月审查存储的数据
• 删除不必要的数据（数据最小化）
• 审计谁可以访问哪些数据

2. 加密和安全

• TenancyDesk加密所有内容（静态：AES-256，传输中：TLS 1.3）
• 为所有团队账户使用2FA
• 每周审查访问日志

3. 数据保留政策

• 定义明确的保留期（租赁7年，潜在客户3年）
• 自动归档+删除旧数据
• 法律要求的例外

4. 团队培训

• 培训团队处理数据请求
• 访问、删除、更正请求的SOP
• 知道联系谁（DPO或法律支持）

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数据保留政策

自动保留管理

TenancyDesk自动跟踪保留要求:

保留通知

TenancyDesk通知您:

• 保留期结束前90天
• 数据符合删除条件时
• 删除完成时

需要Admin操作: 确认删除或延长保留

手动数据删除

删除特定记录:

1. 导航到记录（联系人、交易等）
2. 点击"删除"（仅Admin）
3. 确认删除
4. 记录软删除（30天恢复期）
5. 30天后: 永久删除

批量删除:

1. 设置 → 数据导出 → "数据清理"
2. 选择标准（例如: "2018年前完成的交易"）
3. 查看要删除的记录
4. 确认批量删除

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审计日志

记录内容

每个重要操作都被记录:

• 用户登录（时间戳、IP、设备）
• 交易创建、编辑、删除
• 文档上传和下载
• 联系人更改
• 付款状态更新
• 设置修改
• 角色更改

访问审计日志

设置 → 安全 → 审计日志

可用筛选器:

• 日期范围
• 用户
• 操作类型（创建、编辑、删除、查看）
• 实体类型（交易、联系人、文档）

导出审计日志

用于合规审计或法律要求:

1. 设置 → 安全 → 审计日志
2. 应用筛选器（日期范围等）
3. 点击 "导出日志"
4. 选择格式（CSV或JSON）
5. 下载文件

使用案例:

• RERA合规审计
• 内部安全审查
• 争议解决（谁访问了什么）
• GDPR数据主体访问请求

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第三方数据处理

TenancyDesk作为数据处理者

当您使用TenancyDesk时，我们代表您作为数据处理者行事。

我们的承诺：

• 仅按照您的指示处理数据
• 实施适当的安全措施
• 通知您任何数据泄露
• 合同终止时删除数据
• 协助处理数据主体请求

数据处理协议（DPA）

企业客户可以请求正式的DPA，文档化：

• 数据处理的范围和目的
• 实施的安全措施
• 子处理者列表
• 泄露通知程序
• 终止时的数据返还/删除

请求DPA：联系 legal@tenancydesk.com

子处理者

TenancyDesk使用以下子处理者：

更新：子处理者列表的更改将提前30天通知。

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安全措施

技术安全

加密：

• 静态数据：AES-256加密
• 传输中数据：TLS 1.3
• 数据库：加密备份

访问控制：

• 基于角色的权限（RBAC）
• 双因素认证（2FA）
• 会话超时（可配置）
• IP白名单（企业版）

基础设施：

• AWS中东数据中心
• 定期渗透测试
• 通过AWS CloudWatch和Sentry进行自动化监控和警报

组织安全

TenancyDesk团队：

• 所有员工背景调查
• 安全培训强制要求
• 客户数据访问：按需知悉原则
• 定期安全审计

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常见问题

问：如果我取消TenancyDesk，可以导出所有数据吗？ 答：可以。取消后您有30天时间导出所有数据。30天后，数据将根据我们的保留政策删除。

问：我的数据存储在阿联酋吗？ 答：是的。主要数据存储在AWS中东（巴林），备份在阿联酋批准的位置。

问：谁可以在TenancyDesk看到我公司的数据？ 答：只有有特定需求的支持人员（用于故障排除）。所有访问都会被记录和审计。

问：如何回应GDPR数据主体请求？ 答：使用设置中的导出和删除工具。我们建议在30天内回应。

问：如果TenancyDesk关闭，我的数据会怎样？ 答：我们的条款包括90天通知和在任何服务终止前完全导出数据。

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TenancyDesk支持GDPR和阿联酋联邦法令第45号（2021年）个人数据保护法的合规流程——提供数据导出工具和隐私控制，帮助您管理您和您客户的数据权利。