تصدير البيانات والامتثال للخصوصية (GDPR)

أنت تملك بياناتك. يوفر TenancyDesk عناصر تحكم شاملة في التصدير والخصوصية لضمان الامتثال لقوانين حماية البيانات في الإمارات والنظام الأوروبي العام لحماية البيانات (GDPR).

القانون الاتحادي رقم 45 لسنة 2021 بشأن حماية البيانات الشخصية (UAE PDPL) يمنحك ويمنح عملاءك حقوقاً قوية في البيانات - ويحترم TenancyDesk كل واحد منها.

---

خيارات تصدير البيانات

الإعدادات ← الحساب ← تصدير البيانات

تنسيقات التصدير المتاحة

JSON (JavaScript Object Notation):

• قابل للقراءة آلياً للاستيراد إلى أنظمة أخرى
• هيكل كامل للبيانات مع العلاقات
• مثالي لترحيل النظام أو التكاملات
• حجم الملف: متوسط (ضغط جيد)
• حالات الاستخدام: ترحيل البيانات، نسخ API الاحتياطي، التطوير/الاختبار

Excel (.xlsx):

• تنسيق جدول بيانات للتحليل
• أوراق متعددة: الصفقات، الأطراف، المدفوعات، المستندات
• تنسيق وصيغ مضمنة
• حجم الملف: كبير (بدون ضغط)
• حالات الاستخدام: تحليل الأعمال، المراجعة المالية، التدقيق

CSV (Comma-Separated Values):

• تنسيق عالمي يعمل مع جميع الأدوات
• ملفات منفصلة لكل نوع بيانات
• بسيط، متوافق للخلف
• حجم الملف: صغير (نص عادي، مضغوط جيداً)
• حالات الاستخدام: استيراد إلى CRM، تحليل جداول البيانات، تقارير مخصصة

PDF (Portable Document Format):

• تقارير قابلة للطباعة مع التنسيق
• لوحات معلومات مرئية ومخططات
• غير قابل للتحرير (جيد للسجلات القانونية)
• حجم الملف: كبير (مع التضمينات)
• حالات الاستخدام: السجلات القانونية، مطبوعات المدقق، الأرشفة

---

ما المتضمن في التصدير

جميع الصفقات (النشطة والمكتملة):

• تفاصيل الصفقة الكاملة (الإيجار، العمولة، المدة)
• سجل سير العمل (مسودة ← نشطة ← معلقة إيجاري ← مكتملة)
• درجات الامتثال وسجل الانتهاكات
• ملاحظات داخلية وملحقات مخصصة

جميع الأطراف (المستأجرون، المالكون، العقارات):

• معلومات الاتصال الكاملة
• نسخ المستندات (Emirates ID، جواز السفر، الترخيص التجاري)
• سجل المعاملات عبر الصفقات
• القوائم السوداء والعلامات

جميع المستندات (كملف ZIP):

• عقود (PDFs الموقعة)
• شهادات إيجاري
• إيصالات الدفع
• المستندات المحملة من بوابة الصفقات
• مخرجات الإشعارات القانونية

سجل المدفوعات:

• جداول الدفع وحالة كل قسط
• تفاصيل الشيكات (رقم الشيك، البنك، تاريخ الاستحقاق)
• سجلات التحصيل
• سجل التأخيرات والعقوبات

سجل الاتصالات:

• Emails المرسلة (القوالب + المحتوى)
• SMS وسجلات WhatsApp
• إشعارات بوابة الصفقات
• الطوابع الزمنية ومعرفات المرسلين

تقارير الامتثال:

• سجلات حاسبة RERA Rental Index
• إشعارات قانونية تم إنشاؤها (90 يوم، 12 شهر)
• حزم أدلة النزاعات (لـ RDC)
• الانتهاكات والحلول

مسار التدقيق:

• كل تغيير في كل سجل (من، متى، ماذا)
• تغييرات الأذونات والوصول إلى الفريق
• محاولات تسجيل الدخول وسجل IP
• استدعاءات API وأحداث Webhook

---

حجم التصدير ووقت المعالجة

الوكالات الصغيرة (<50 صفقة):

• حجم التصدير: 20-50 ميجابايت
• وقت المعالجة: فوري (< 30 ثانية)
• تسليم: رابط تنزيل فوري في المتصفح

الوكالات المتوسطة (50-200 صفقة):

• حجم التصدير: 50-200 ميجابايت
• وقت المعالجة: 5-10 دقائق
• تسليم: رابط بالبريد الإلكتروني (صالح لمدة 48 ساعة)

الوكالات الكبيرة (200+ صفقة):

• حجم التصدير: 200 ميجابايت - 2 جيجابايت
• وقت المعالجة: 15-30 دقيقة
• تسليم: رابط تنزيل آمن عبر البريد الإلكتروني (صالح لمدة 48 ساعة)

رابط التنزيل: يتم إرساله إلى بريدك الإلكتروني، صالح لمدة 48 ساعة (لأسباب أمنية). بعد 48 ساعة، تحتاج إلى طلب تصدير جديد.

---

الامتثال للنظام الأوروبي العام لحماية البيانات (GDPR)

حقوقك (وحقوق عملائك) بموجب GDPR والقانون الاتحادي الإماراتي رقم 45/2021:

1. الحق في الوصول (Right to Access)

ما هو:

• طلب نسخة من جميع البيانات الشخصية المخزنة
• فهم كيفية معالجة بياناتك
• معرفة من له حق الوصول إلى بياناتك

كيفية ممارسة الحق:

• الإعدادات ← الحساب ← تصدير البيانات
• TenancyDesk يوفر خلال 30 يوماً (عادة 1 يوم عمل)
• التنسيق: أي من JSON، Excel، CSV، PDF

مثال: مستأجر يطلب نسخة من جميع بياناته المخزنة في نظامك → استخدم ميزة التصدير، قم بتصفية حسب المستأجر، أرسل PDF.

---

2. الحق في قابلية نقل البيانات (Right to Portability)

ما هو:

• تصدير البيانات بتنسيق قابل للقراءة آلياً
• نقل البيانات إلى نظام آخر بدون عوائق

كيفية ممارسة الحق:

• تصدير ← تحديد JSON أو CSV
• استيراد إلى أي نظام آخر

مثال: تغيير من TenancyDesk إلى منافس (نأمل ألا!) → تصدير JSON الكامل لجميع البيانات، استيراد في النظام الجديد.

---

3. الحق في الحذف (Right to be Forgotten)

ما هو:

• طلب حذف الحساب ومحو جميع البيانات
• إزالة نهائية لا رجوع فيها

كيفية ممارسة الحق:

• الإعدادات ← الحساب ← حذف الحساب
• أو اتصل بالدعم لحذف يدوي

الجدول الزمني:

• البيانات الأساسية محذوفة خلال 30 يوماً
• النسخ الاحتياطية محذوفة خلال 90 يوماً
• استثناء: متطلبات الاحتفاظ القانوني (7 سنوات لسجلات الإيجار في الإمارات)

استثناءات الاحتفاظ: بموجب قانون دبي رقم 26 لسنة 2007 (قانون الإيجارات في دبي)، يجب على الوكالات الاحتفاظ بسجلات الإيجار لمدة 7 سنوات لأغراض التدقيق والنزاعات. لا يمكن حذف هذه البيانات حتى بناءً على طلب GDPR/PDPL.

ما يتم حفظه:

• العقود الموقعة وشهادات إيجاري
• سجلات المدفوعات
• الإشعارات القانونية المرسلة
• حزم أدلة النزاعات

ما يتم حذفه:

• الوصول إلى الحساب (تسجيل الدخول معطل)
• البيانات الشخصية القابلة للتعريف (Emails، أرقام الهواتف، عناوين IP)
• المستندات غير المطلوبة (ملاحظات داخلية، ملحقات مخصصة)

---

4. الحق في التصحيح (Right to Rectification)

ما هو:

• تصحيح البيانات غير الدقيقة في أي وقت
• النظام يحتفظ بسجل تدقيق للتصحيحات

كيفية ممارسة الحق:

• تعديل أي سجل مباشرة في النظام
• مسار التدقيق يسجل من قام بالتصحيح ومتى

مثال: تغيير رقم هاتف مستأجر خاطئ → تعديل في الملف الشخصي للمستأجر، السجل يسجل "تم التحديث بواسطة [المستخدم] في [التاريخ]".

---

متطلبات القانون الإماراتي لحماية البيانات الشخصية (PDPL)

القانون الاتحادي رقم 45 لسنة 2021 يفرض متطلبات محددة:

1. الموافقة الصريحة المستنيرة

ما هو مطلوب:

• إجراء تأكيد واضح (checkboxes، توقيعات)
• لغة بسيطة (وليست قانونية غامضة)
• غرض محدد (لماذا تجمع البيانات)
• خيار الانسحاب في أي وقت

كيف يمتثل TenancyDesk:

• بوابة الصفقات تتطلب موافقة المستأجر الصريحة على تحميل المستندات
• سياسة الخصوصية واضحة ومتاحة بـ 5 لغات
• يمكن للمستأجرين سحب الموافقة في أي وقت عبر البوابة

---

2. الإبلاغ الفوري عن الانتهاكات

ما هو مطلوب:

• إبلاغ الأفراد المتأثرين خلال 72 ساعة
• إبلاغ مكتب البيانات في الإمارات (UAE Data Office)
• توثيق تفاصيل الانتهاك والإجراءات المتخذة

كيف يمتثل TenancyDesk:

• مراقبة البنية التحتية المستمرة عبر AWS CloudWatch وSentry (تنبيهات آلية على مدار الساعة)
• تشفير البيانات في حالة السكون والنقل (AES-256، TLS 1.3)
• سجلات تدقيق آلية لكل وصول إلى البيانات
• خطة استجابة للحوادث بتنبيهات فورية

---

3. عمليات نقل البيانات عبر الحدود

ما هو مطلوب:

• موافقة مكتب البيانات في الإمارات لنقل البيانات خارج الإمارات
• قرارات كفاية أو ضمانات (مثل البنود التعاقدية القياسية)
• ضمان مستوى حماية معادل

كيف يمتثل TenancyDesk:

• البيانات مخزنة داخل الإمارات (AWS Middle East - Bahrain Region)
• لا توجد عمليات نقل دولية افتراضياً
• إذا كنت تستخدم التكاملات (مثل Zapier، API)، فأنت مسؤول عن الامتثال لعمليات النقل

---

4. العقوبات على عدم الامتثال

انتهاكات PDPL:

• غرامات تصل إلى AED 3 مليون
• أوامر بوقف المعالجة
• عقوبات جنائية محتملة للانتهاكات الجسيمة

كيفية تجنب العقوبات:

• احترم حقوق البيانات دائماً (الوصول، الحذف، التصحيح)
• احصل على موافقة صريحة قبل جمع البيانات
• قم بالإبلاغ عن الانتهاكات فوراً
• قم بتصدير/حذف البيانات عند الطلب خلال الجداول الزمنية القانونية

---

أفضل الممارسات لإدارة البيانات

توصيات من خبراء أمن البيانات:

1. عمليات التدقيق المنتظمة للبيانات

• مراجعة البيانات المخزنة كل 6 أشهر
• حذف البيانات غير الضرورية (تقليل البيانات)
• تدقيق من لديه حق الوصول إلى أي البيانات

2. التشفير والأمان

• TenancyDesk يشفر كل شيء (في حالة السكون: AES-256، في النقل: TLS 1.3)
• استخدم 2FA لجميع حسابات الفريق
• راجع سجلات الوصول أسبوعياً

3. سياسات الاحتفاظ بالبيانات

• حدد فترات الاحتفاظ واضحة (7 سنوات للإيجارات، 3 سنوات للعملاء المتوقعين)
• أرشفة تلقائياً + احذف البيانات القديمة
• استثناءات للمتطلبات القانونية

4. تدريب الفريق

• درب الفريق على التعامل مع طلبات البيانات
• SOPs لطلبات الوصول، الحذف، التصحيح
• معرفة من يتصل به (مسؤول حماية البيانات أو الدعم القانوني)

---

سياسة الاحتفاظ بالبيانات

إدارة الاحتفاظ التلقائية

TenancyDesk يتتبع متطلبات الاحتفاظ تلقائياً:

إشعارات الاحتفاظ

TenancyDesk يُعلمك:

• 90 يوماً قبل انتهاء فترة الاحتفاظ
• عندما تكون البيانات مؤهلة للحذف
• عندما يكتمل الحذف

إجراء Admin مطلوب: تأكيد الحذف أو تمديد الاحتفاظ

الحذف اليدوي للبيانات

حذف سجلات محددة:

1. انتقل إلى السجل (جهة اتصال، صفقة، إلخ.)
2. انقر "حذف" (Admin فقط)
3. تأكيد الحذف
4. السجل محذوف مؤقتاً (30 يوماً فترة استرداد)
5. بعد 30 يوماً: حذف نهائي

الحذف الجماعي:

1. الإعدادات → تصدير البيانات → "تنظيف البيانات"
2. حدد المعايير (مثل: "صفقات مكتملة قبل 2018")
3. راجع السجلات المراد حذفها
4. تأكيد الحذف الجماعي

---

سجلات التدقيق

ما يتم تسجيله

كل إجراء مهم يتم تسجيله:

• تسجيلات دخول المستخدمين (الطابع الزمني، IP، الجهاز)
• إنشاء الصفقات، التعديلات، الحذف
• تحميلات وتنزيلات المستندات
• تغييرات جهات الاتصال
• تحديثات حالة الدفع
• تعديلات الإعدادات
• تغييرات الأدوار

الوصول إلى سجلات التدقيق

الإعدادات → الأمان → سجل التدقيق

الفلاتر المتاحة:

• نطاق التاريخ
• المستخدم
• نوع الإجراء (إنشاء، تعديل، حذف، عرض)
• نوع الكيان (صفقة، جهة اتصال، مستند)

تصدير سجلات التدقيق

لعمليات تدقيق الامتثال أو المتطلبات القانونية:

1. الإعدادات → الأمان → سجل التدقيق
2. طبّق الفلاتر (نطاق التاريخ، إلخ.)
3. انقر "تصدير السجل"
4. حدد التنسيق (CSV أو JSON)
5. تنزيل الملف

حالات الاستخدام:

• تدقيق امتثال RERA
• مراجعة أمنية داخلية
• تسوية النزاعات (من وصل إلى ماذا)
• طلب وصول موضوع بيانات GDPR

---

معالجة البيانات من قبل أطراف ثالثة

TenancyDesk كمعالج بيانات

عندما تستخدم TenancyDesk، نعمل كمعالج بيانات نيابة عنك.

التزاماتنا:

• معالجة البيانات فقط وفقاً لتعليماتك
• تنفيذ تدابير أمنية مناسبة
• إخطارك بأي انتهاكات للبيانات
• حذف البيانات عند إنهاء العقد
• المساعدة في طلبات موضوعات البيانات

اتفاقية معالجة البيانات (DPA)

عملاء Enterprise يمكنهم طلب اتفاقية DPA رسمية توثق:

• نطاق وأغراض معالجة البيانات
• التدابير الأمنية المطبقة
• قائمة المعالجين الفرعيين
• إجراءات الإخطار بالانتهاكات
• إرجاع/حذف البيانات عند الإنهاء

طلب DPA: تواصل مع legal@tenancydesk.com

المعالجون الفرعيون

يستخدم TenancyDesk هؤلاء المعالجين الفرعيين:

التحديثات: يتم إخطار تغييرات قائمة المعالجين الفرعيين قبل 30 يوماً.

---

التدابير الأمنية

الأمان التقني

التشفير:

• البيانات في حالة السكون: تشفير AES-256
• البيانات في النقل: TLS 1.3
• قاعدة البيانات: نسخ احتياطية مشفرة

التحكم في الوصول:

• الأذونات القائمة على الأدوار (RBAC)
• المصادقة الثنائية (2FA)
• انتهاء الجلسة (قابل للتكوين)
• قائمة IP المسموح بها (Enterprise)

البنية التحتية:

• مركز بيانات AWS الشرق الأوسط
• اختبار اختراق منتظم
• مراقبة وتنبيهات آلية مستمرة عبر AWS CloudWatch وSentry

الأمان التنظيمي

فريق TenancyDesk:

• فحص الخلفية لجميع الموظفين
• التدريب الأمني إلزامي
• الوصول إلى بيانات العملاء: على أساس الحاجة للمعرفة
• عمليات تدقيق أمني منتظمة

---

الأسئلة الشائعة

س: هل يمكنني تصدير جميع بياناتي إذا ألغيت TenancyDesk؟ ج: نعم. لديك 30 يوماً بعد الإلغاء لتصدير جميع البيانات. بعد 30 يوماً، يتم حذف البيانات وفقاً لسياسة الاحتفاظ لدينا.

س: هل بياناتي مخزنة في الإمارات؟ ج: نعم. التخزين الأساسي للبيانات هو AWS الشرق الأوسط (البحرين)، مع نسخ احتياطية في مواقع معتمدة من الإمارات.

س: من يمكنه رؤية بيانات شركتي في TenancyDesk؟ ج: فقط فريق الدعم ذو الحاجة المحددة (لحل المشاكل). يتم تسجيل ومراجعة جميع عمليات الوصول.

س: كيف أستجيب لطلب موضوع بيانات GDPR؟ ج: استخدم أدوات التصدير والحذف في الإعدادات. نوصي بالاستجابة خلال 30 يوماً.

س: ماذا يحدث لبياناتي إذا أغلق TenancyDesk؟ ج: تتضمن شروطنا إشعاراً لمدة 90 يوماً وتصديراً كاملاً للبيانات قبل أي إنهاء للخدمة.

---

يدعم TenancyDesk عمليات الامتثال لمتطلبات GDPR والقانون الاتحادي رقم 45/2021 لحماية البيانات الشخصية في الإمارات — توفير أدوات تصدير البيانات وعناصر التحكم في الخصوصية لمساعدتك في إدارة حقوق بياناتك وحقوق عملائك.