أتمتة الدفع: الجداول والتذكيرات

تتبّع الدفعات تلقائياً يساعد على تقليل التأخر في السداد ويوفّر ساعات من المتابعة اليدوية.

إعداد جدول الدفع

افتح الصفقة ← تبويب Payments. يعرض التبويب بطاقة Payment Schedule وسطر Rent Collection — "0 of 4 collected"، "AED 6,000 of AED 120,000".

يطلب Create Payment Schedule ما يلي:

• Payment Frequency — شهري أو ربع سنوي أو نصف سنوي أو سنوي أو مخصّص
• Number of Installments — 4 لأربعة شيكات
• Payment Method — شيكات مؤجلة الدفع، تحويل بنكي، نقداً
• Bank Name — فقط حين تكون طريقة الدفع شيكات
• First Payment Date — اليوم أو ما بعده؛ وفي الإيجار القائم يجوز أن يكون في الماضي، ولكن ليس قبل بدء الإيجار
• Generate payment records immediately — خانة اختيار

لا يُعاد إدخال الإيجار السنوي هنا: يملؤه النموذج مسبقاً من قسم Financial في الصفقة، ثم يوزّعه على الأقساط. وتحديد الخانة يُنشئ صفوف الدفعات الفردية فوراً، لكلٍّ منها تاريخ استحقاقه ومبلغه. ويُرفض الجدول الذي يطالب بإيجار يزيد على ما ينص عليه العقد.

️ Add Payment عنصر مختلف في التبويب نفسه: يضيف دفعة واحدة — تأميناً أو عمولةً أو رسماً لمرة واحدة — لا جدولاً.

---

ضبط التذكيرات

التذكيرات ليست سلّمًا تبنيه لكل صفقة. يتلقى المستأجر تذكيرًا قبل موعد كل دفعة؛ ويختار كل شخص في فريقك من Settings ← Notifications ← Delivery Schedule متى يعلم بالدفعات القادمة. وإذا تأخرت دفعة، يواصل TenancyDesk تذكير المستأجر وفريقك حتى تُسدَّد.

أما شبكة Notification Preferences أعلى التبويب نفسه فتحدّد قنوات تنبيهات الدفع الخاصة بك — ولا تغيّر تذكيرات المستأجر — صفوف Payments عبر EMAIL · SMS · WHATSAPP. الصفوف المعلَّمة Required لا يمكن إيقافها.

تسجيل استلام الدفعات

عندما يدفع المستأجر:

1. افتح Payments — صفحة القائمة أو تبويب Payments في الصفقة
2. على صف الدفعة، افتح More options
3. اختر Mark as Paid (والشيك المرتجع Mark as Bounced)

تتوقف التذكيرات لتلك الدفعة بمجرد وسمها مدفوعة.

حالات الدفعة: Pending · Due · Paid · Bounced · Cancelled. وتجمعها صفحة Payments في All Payments وOverdue وUpcoming، مع بطاقات Total Expected وCollected وPending وOverdue.

️ لا يوجد سلّم ألوان بعدد أيام التأخير — الدفعة بعد تاريخ استحقاقها تُقرأ Overdue سواء تأخّرت يومًا أو ثلاثين.

تتبّع التأخر في السداد

ما يفعله المنتج:

• يضع الدفعة في حالة Overdue بعد مرور تاريخ استحقاقها
• يحتسبها في تبويب Overdue وفي بطاقته
• يواصل إرسال تذكيرات التأخر حتى تُسدَّد — إلا في إيجار قائم ينتظر التأكيد، وفي دفعة كان موعد استحقاقها قد فات عند إنشاء الجدول

وما يبقى عليك — المنتج لا يفعله، ووصفه بالتلقائي سيكون خطأ:

• الاتصال بالمستأجر
• زيارة العقار
• توجيه إشعار قانوني (قانون دبي 26/2007 لإيجار في دبي)

️ جانب الامتثال يحمل فعلًا مواعيد إشعار مؤرّخة لكل إمارة، وهي تظهر على الصفقة — لكنها مواعيد إشعار، لا متابعة تحصيل.

ما الذي تساعد فيه الأتمتة

مع جدولة الدفعات والتذكيرات آلياً:

• تأخر أقل في السداد بفضل تذكيرات منتظمة وفي وقتها
• وقت أقل يُنفق على المتابعة اليدوية
• صورة أوضح للتحصيل، وكل دفعة متتبَّعة في مكان واحد

---

الخطوات التالية

1. أنشئ جداول دفع لجميع الصفقات النشطة
2. راجع تنبيهات الدفع الخاصة بك في Settings → Notifications
3. درّب الفريق على تسجيل استلام الدفعات
4. راجع تقارير الدفع الشهرية