Компании по управлению недвижимостью: Рабочий процесс с несколькими портфелями

Управление несколькими портфелями с десятками владельцев и сотнями арендаторов требует систематической организации. Это руководство показывает, как структурировать TenancyDesk для максимальной эффективности.

Бизнес-задача

Сценарий: Вы управляете 120 объектами в 8 зданиях для 15 различных владельцев недвижимости.

Проблемные точки:

• Каждый владелец хочет ежемесячные отчёты (15 индивидуальных отчётов!)
• Отслеживание соответствия по всем объектам ведётся вручную
• Члены команды не знают, кто отвечает за какое здание
• Невозможно быстро ответить: «Сколько сделок готовы для Ejari?»

Решение TenancyDesk: Организация по портфелям + отчёты владельцам, которые вы выгружаете + назначение команды.

---

Шаг 1: Организуйте по портфелю

Портфель здесь — не тег, а владелец, записанный у каждого объекта, вместе с эмиратом и названием здания.

Аренды, которые уже идут, заводятся как существующие аренды — см. Как завести аренду, которая уже началась.

Что собирает портфель:

Объект:  Marina Heights Tower, квартира 1205
Владелец: Халид Аль Мансури   ← связывает все его квартиры
Эмират:  Дубай
Здание:  Marina Heights Tower

Почему это работает:

• Один фильтр по владельцу отвечает на «всё, чем владеет Халид»
• Владелец, указанный здесь, сам подставляется арендодателем в каждую сделку по этой квартире
• Соответствие читается по владельцу, зданию и эмирату

Действие:

1. Заполните Property Owner у каждого объекта — именно он связывает портфель и он же подставляет арендодателя в сделку по этой квартире
2. На Properties сузьте список через All Types, All Emirates, Sort by и More Filters
3. На Deals используйте tags — теги живут у сделки, а не у объекта — плюс фильтры по статусу, соответствию и эмирату

️ Поля тегов у объекта нет, и раздела Settings внутри Properties тоже нет. Портфель сегодня собирают владелец, эмират и название здания.

Результат: «Покажи все сделки одного владельца, у которых подходит срок Ejari» → один отфильтрованный запрос вместо разбора таблиц.

Шаг 2: Назначение команды

Работа назначается по сделке, а не по зданию.

Структура:

• Ахмед (Manager) → следит за воронкой и сводными числами команды
• Фатима (Property Administrator) → видит все сделки компании, правит назначенные ей
• Мохаммед (Agent) → ведёт назначенные ему сделки

Действие:

1. Team → Members — пригласите людей и задайте каждому роль. На странице три вкладки: Members, Invitations, Permissions
2. В сделке заполните Assigned Agent в блоке Parties — это и есть назначение; за ним следуют комиссия и зачёт в рейтинге
3. Сузьте список фильтрами All Roles и All Status; в каждой строке видно, сколько у человека сделок и задач

Вид Dashboard: Каждый член команды видит сделки по своей роли. Агенты видят свои сделки, Property Administrator видит все сделки компании (правит только назначенные), менеджеры видят сводные метрики по своим портфелям.

️ Человека назначают на СДЕЛКУ: назначения на здание или район нет, и ничто не наследуется. Разделение целых филиалов — возможность плана Enterprise.

Бизнес-ценность: Чёткая ответственность → быстрее реакция → меньше сделок, которые теряются.

Шаг 3: Отчёты владельцам

Подготовьте ежемесячный отчёт по каждому владельцу.

Что владельцы хотят знать:

1. Уровень заполняемости (95% против 88% в прошлом месяце)
2. Статус сбора арендной платы (450 000 AED собрано, 50 000 AED в ожидании)
3. Предстоящие продления (3 договора истекают через 60 дней)
4. Статус соответствия (12/15 объектов зарегистрированы в Ejari)
5. Заявки на обслуживание (8 выполнены, 2 в ожидании)

Действие:

1. Reports → Landlords для взгляда со стороны владельца, Compliance — статус регистрации, Pipeline — что в движении
2. Задайте период — This Month, Last Month, This Quarter, This Year, Last 90 Days или свой диапазон — и нажмите Compare, чтобы сравнить с предыдущим
3. Нажмите Export PDF и отправьте отчёт сами

️ Отчёты не ставятся на расписание и не уходят по почте автоматически: ни элемента для периодичности, ни списка рассылки владельцам в продукте нет. Выгружать раз в месяц и отправлять самому — это честное описание работы, а не обходной путь.

Шаг 4: Отслеживание соответствия в масштабе

Следите за статусом регистрации по всем объектам из одного списка.

Ключевой вид: На Deals поставьте All Statuses → Pending Registration и All Compliance → Blocked (или At Risk). В каждой строке свой счётчик блокеров — «2 Blockers», — поэтому видно, что держит сделку, не открывая её.

Что вы видите:

• Сделки, ждущие регистрации
• Сделки, заблокированные недостающим документом — виза, Emirates ID, номер DEWA
• Сделки, помеченные At Risk, ещё до перехода в Blocked

Что делать:

1. Откройте сделку из отфильтрованного списка и прочитайте её блокеры
2. Заведите задачу тому, кто собирает недостающий документ
3. Свяжитесь с клиентом — в его портале видно, что Still outstanding
4. Следите за ходом в Tasks

Работа сразу с несколькими сделками — возможность плана Enterprise (has_bulk_operations). На Solo, Starter и Professional вы идёте по отфильтрованному списку сделка за сделкой.

Результат: Сроки видны в списке до того, как их пропустят, а не после.

Шаг 5: Метрики производительности

Следите за работой команды по тому, что продукт действительно измеряет.

Что даёт раздел отчётов — Reports → Team, таблица Agent Leaderboard:

• Сделки Active, Completed, Cancelled по каждому агенту
• Conversion и Avg Days
• Commission за выбранный период
• Рядом графики Commission Distribution и Deals per Agent
• Export CSV для таблицы, Export PDF для всего отчёта

️ Прочитайте примечание под таблицей: число сделок и конверсия — за всё время, а комиссия — за выбранный период. Спутать их — самый лёгкий способ неверно оценить агента.

Как пользоваться:

1. Reports → Team, задайте период, нажмите Compare для сравнения с предыдущим
2. Смотрите Avg Days по агенту — это та самая скорость, которую считает продукт. Метрик «доля собранных документов», «одобрено с первого раза» и NPS в продукте нет
3. Если у кого-то Avg Days заметно выше остальных, откройте его сделки и прочитайте блокеры

Результат: Разговор с агентом начинается с числа, которое измерил продукт, а не с впечатления.

Следующие шаги

1. Настройте уведомления WhatsApp (см. руководство по настройке WhatsApp)
2. Настройте автоматизацию платежей (см. руководство по автоматизации платежей)
3. Любую внешнюю интеграцию планируйте по гиду API Integration — доступ к API и вебхуки относятся к плану Enterprise и включаются по запросу, а не покупкой тарифа