TenancyDesk में डील वर्कफ़्लो चरणों को समझना

प्रत्येक किराया डील 6 परिभाषित चरणों से गुजरती है प्रारंभिक निर्माण से लेकर सक्रिय पट्टे तक। इस प्रक्रिया को समझना आपको अपेक्षाओं को प्रबंधित करने, प्रगति ट्रैक करने और प्रत्येक चरण के माध्यम से सुचारू संक्रमण सुनिश्चित करने में मदद करता है।

डील जीवनचक्र अवलोकन

ड्राफ्ट → दस्तावेज़ लंबित → दस्तावेज़ पूर्ण → अनुबंध साइन किया गया → Ejari सबमिट किया गया → सक्रिय

विशिष्ट समयसीमा: ड्राफ्ट से सक्रिय तक 7-14 दिन

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चरण 1: ड्राफ्ट (Draft)

इस चरण में क्या होता है

प्रारंभिक निर्माण:

• एजेंट बुनियादी डील विवरण दर्ज करता है
• संपत्ति, किरायेदार, मकान मालिक विवरण
• वित्तीय शर्तें (किराया, जमा, कमीशन)
• अनुबंध तिथियां और अवधि

दस्तावेज़ स्थिति: वैकल्पिक

• बिना किसी दस्तावेज़ के सहेज सकते हैं
• त्वरित योजना या उद्धरण के लिए अच्छा

पूर्ण लचीलापन:

• किसी भी समय किसी भी फ़ील्ड को संपादित करें
• यदि रद्द हो गया तो डील हटाएं
• अभी तक कोई अनुपालन प्रभाव नहीं

कौन पहुंच सकता है:

• बनाने वाला एजेंट
• मैनेजर (सभी ड्राफ्ट देख सकते हैं)
• एडमिन (पूर्ण पहुंच)

अगले चरण में कब संक्रमण करें

संक्रमण के लिए तैयार जब:

• बुनियादी संपत्ति विवरण पूर्ण
• किरायेदार और मकान मालिक जानकारी सटीक
• किराया शर्तें सहमत
• भुगतान अनुसूची परिभाषित

क्लिक करें "डील सक्रिय करें" → "दस्तावेज़ लंबित" में ले जाता है

चरण में विशिष्ट समय: घंटे - दिन (मौखिक सहमति तक)

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चरण 2: दस्तावेज़ लंबित (Documents Pending)

इस चरण में क्या होता है

सक्रिय दस्तावेज़ संग्रह:

• TenancyDesk आवश्यक दस्तावेज़ों की सूची उत्पन्न करता है (डील प्रकार के आधार पर)
• एजेंट दस्तावेज़ अपलोड करता है या किरायेदार को डील पोर्टल के माध्यम से अपलोड करने के लिए आमंत्रित करता है

डील पोर्टल सक्रिय:

• किरायेदार सुरक्षित लिंक के साथ ईमेल आमंत्रण प्राप्त करता है
• वे कर सकते हैं:
  • डील प्रगति देखें
  • अपने दस्तावेज़ अपलोड करें (Emirates ID, पासपोर्ट, वीज़ा)
  • ड्राफ्ट अनुबंध देखें
  • एजेंट के साथ संवाद करें

स्वचालित अनुपालन जांच:

• TenancyDesk गायब दस्तावेज़ों की जांच करता है
• समाप्त ID/पासपोर्ट की पहचान करता है
• Ejari तैयारी स्कोर (0-100) की गणना करता है

स्वचालित सूचनाएं:

• किरायेदार को रिमाइंडर (Email, SMS, WhatsApp):
  • "अभी भी आपका पासपोर्ट चाहिए - कृपया दो दिनों में अपलोड करें"
• एजेंट को अलर्ट:
  • "किरायेदार ने Emirates ID अपलोड की - अभी समीक्षा करें"

विशिष्ट आवश्यक दस्तावेज़

किरायेदार से:

• Emirates ID (दोनों पक्ष)
• पासपोर्ट (फोटो पेज)
• निवास वीज़ा (वीज़ा पेज)
• वेतन प्रमाणपत्र (वैकल्पिक लेकिन अनुशंसित)

मकान मालिक से:

• पासपोर्ट या Emirates ID
• स्वामित्व विलेख (महत्वपूर्ण!)
• बैंक से NOC (यदि संपत्ति गिरवी है)

संपत्ति दस्तावेज़:

• DEWA नंबर या बिल
• बिल्डिंग परमिट (नई संपत्तियों के लिए)

अगले चरण में कब संक्रमण करें

संक्रमण के लिए तैयार जब:

• सभी अनिवार्य दस्तावेज़ अपलोड किए गए
• AI ने डेटा निकाला और सत्यापित किया
• कोई समाप्त दस्तावेज़ नहीं (शेष <30 दिन)
• नाम मेल खाते हैं (किरायेदार vs ID, मालिक vs विलेख)

स्वचालित → जब दस्तावेज़ तैयारी स्कोर = 100% तो सिस्टम स्वचालित रूप से संक्रमण करता है

चरण में विशिष्ट समय: 2-5 दिन (किरायेदार प्रतिक्रिया गति पर निर्भर)

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चरण 3: दस्तावेज़ पूर्ण (Documents Complete)

इस चरण में क्या होता है

अंतिम सत्यापन:

• सभी दस्तावेज़ अपलोड किए गए
• AI ने सभी डेटा निकाला
• कोई अनुपालन फ्लैग नहीं

अनुबंध उत्पन्न करने के लिए तैयार:

• एजेंट "अनुबंध उत्पन्न करें" पर क्लिक करता है
• TenancyDesk स्वचालित रूप से दुबई यूनिफाइड किराया अनुबंध टेम्पलेट (4 पृष्ठ) भरता है
• डील से डेटा + निकाले गए दस्तावेज़
• शून्य मैनुअल इनपुट

अनुबंध समीक्षा:

• एजेंट उत्पन्न अनुबंध की समीक्षा करता है
• विशेष खंड अनुकूलित करता है (यदि लागू)
• परिशिष्ट जोड़ता है (फर्नीचर, पार्किंग, पालतू नियम)

हस्ताक्षर के लिए भेजें:

• PDF उत्पन्न करें
• किरायेदार और मकान मालिक को ईमेल करें
• या व्यक्तिगत हस्ताक्षर के लिए प्रिंट करें

अगले चरण में कब संक्रमण करें

संक्रमण के लिए तैयार जब:

• अनुबंध उत्पन्न और समीक्षा की गई
• दोनों पक्षों को हस्ताक्षर के लिए भेजा गया
• जमा एकत्र किया गया (वैकल्पिक लेकिन अनुशंसित)

मैनुअल → एजेंट "अनुबंध हस्ताक्षर के लिए भेजा गया" पर क्लिक करता है

चरण में विशिष्ट समय: 1-2 दिन (अनुबंध निर्माण + समीक्षा)

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चरण 4: अनुबंध साइन किया गया (Contract Signed)

इस चरण में क्या होता है

हस्ताक्षर संग्रह:

• किरायेदार हस्ताक्षर करता है (व्यक्तिगत या डिजिटल)
• मकान मालिक हस्ताक्षर करता है (व्यक्तिगत या डिजिटल)
• एजेंट गवाही देता है (वैकल्पिक)

हस्ताक्षर विधियां:

1. व्यक्तिगत: सभी पक्ष मिलते हैं

   • किरायेदार, मकान मालिक, एजेंट उपस्थित
   • 3 प्रतियों पर हस्ताक्षर (किरायेदार, मालिक, एजेंट)
   • स्कैन और TenancyDesk पर अपलोड

2. आपका अपना ई-हस्ताक्षर टूल:

   • डाउनलोड किए गए अनुबंध को उस ई-हस्ताक्षर सेवा से साइन करें जिसका आप उपयोग करते हैं
   • दोनों पक्ष फोन/कंप्यूटर से साइन करते हैं
   • साइन की गई प्रति वापस TenancyDesk पर अपलोड करें

साइन किए गए अनुबंध को अपलोड करें:

• दृश्य हस्ताक्षरों के साथ PDF
• सभी पृष्ठ (1-4)
• स्पष्ट हस्ताक्षर तिथि

पहला भुगतान एकत्र करें

Ejari से पहले, एकत्र करें:

• जमा राशि (किराए का 5%)
• पहला किराया चेक (4 में से #1, या पूर्ण भुगतान)
• एजेंसी शुल्क (यदि किरायेदार भुगतान करता है)

कारण: भुगतान करने वाले किरायेदार अधिक प्रतिबद्ध होते हैं, वापस होने की संभावना कम होती है।

अगले चरण में कब संक्रमण करें

संक्रमण के लिए तैयार जब:

• दोनों पक्षों द्वारा अनुबंध पर हस्ताक्षर
• साइन किया गया PDF TenancyDesk पर अपलोड
• पहला भुगतान एकत्र (अनुशंसित)
• सभी हस्ताक्षर स्पष्ट और पठनीय

मैनुअल → एजेंट "Ejari के लिए तैयार" पर क्लिक करता है

चरण में विशिष्ट समय: 1-3 दिन (बैठक शेड्यूलिंग + हस्ताक्षर)

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चरण 5: Ejari सबमिट किया गया (Ejari Submitted)

इस चरण में क्या होता है

सबमिशन तैयारी:

• TenancyDesk पूर्ण Ejari सबमिशन पैकेज उत्पन्न करता है:
  • साइन किया गया अनुबंध (PDF)
  • किरायेदार Emirates ID
  • किरायेदार पासपोर्ट और वीज़ा
  • मालिक पासपोर्ट
  • स्वामित्व विलेख
  • DEWA नंबर
  • Ejari आवेदन फॉर्म (पूर्व-भरा)
• सब कुछ एक अपलोड-तैयार ZIP फ़ाइल में संपीड़ित

सबमिशन कैसे काम करता है:

1. TenancyDesk में "Ejari पैकेज डाउनलोड करें" पर क्लिक करें
2. dubailand.gov.ae में लॉगिन करें
3. "नया किराया अनुबंध पंजीकृत करें" चुनें
4. ZIP फ़ाइल अपलोड करें
5. शुल्क का भुगतान करें: AED 220 (ऑनलाइन)
6. सबमिट करें

स्थिति ट्रैकिंग:

• TenancyDesk Ejari संदर्भ संख्या ट्रैक करता है
• स्थिति अपडेट:
  • "सबमिट किया गया - समीक्षा की प्रतीक्षा में"
  • "समीक्षाधीन - DLD दस्तावेज़ जांच रहा है"
  • "स्वीकृत - प्रमाणपत्र तैयार"
  • "अस्वीकृत - सुधार आवश्यक"

यदि अस्वीकृत

सामान्य कारण:

• अस्पष्ट छवियां (पुनः स्कैन 300 DPI)
• समाप्त दस्तावेज़ (पहले नवीनीकरण करें)
• नाम बेमेल (डील में सही करें)
• DEWA नंबर गायब (संपत्ति विवरण में जोड़ें)
• RERA ORN अमान्य (सेटिंग्स जांचें)

कार्रवाई:

1. TenancyDesk अस्वीकृति कारणों से कार्य सूची बनाता है
2. एजेंट समस्याओं को ठीक करता है
3. अपडेट किए गए दस्तावेज़ पुनः अपलोड करता है
4. पुनः सबमिट करता है (समान शुल्क - कोई अतिरिक्त शुल्क नहीं)

अगले चरण में कब संक्रमण करें

स्वचालित → जब DLD स्वीकृत करता है:

• Ejari प्रमाणपत्र जारी
• एजेंट ईमेल पर भेजा गया
• TenancyDesk स्वीकृति का पता लगाता है (यदि आप प्रमाणपत्र अपलोड करते हैं)
• "सक्रिय" में स्वचालित संक्रमण

चरण में विशिष्ट समय: 2-3 कार्य दिवस (DLD प्रसंस्करण)

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चरण 6: सक्रिय (Active)

इस चरण में क्या होता है

पट्टा जीवित:

• Ejari पंजीकृत
• अनुबंध कानूनी रूप से बाध्यकारी
• किरायेदार के पास चाबियां हैं
• किराया संग्रह शुरू होता है

स्वचालित भुगतान ट्रैकिंग:

• TenancyDesk चेक नियत तारीखों के लिए रिमाइंडर उत्पन्न करता है
• नियत तारीख से 7, 3, 1 दिन पहले सूचनाएं
• स्थिति ट्रैकिंग:
  • आगामी (>7 दिन)
  • ️ निकट (< 7 दिन)
  • भुगतान किया गया (एकत्र)
  • विलंबित (नियत तारीख चूक गई)

DEWA सक्रियण:

• किरायेदार Ejari प्रमाणपत्र DEWA में ले जाता है
• उसी दिन बिजली/पानी सक्रियण
• किरायेदार के नाम पर DEWA खाता

वीज़ा/ID अपडेट:

• किरायेदार निवास वीज़ा नवीनीकरण के लिए Ejari का उपयोग करता है
• Emirates ID पर पता अपडेट (AED 100)

निरंतर डील मॉनिटरिंग:

• किराया संग्रह ट्रैक करें (चेक #1, #2, #3, #4)
• विलंब भुगतान अलर्ट
• नवीनीकरण सूचनाएं (समाप्ति से 90 दिन पहले)
• रखरखाव अनुरोध ट्रैक करें (डील पोर्टल से)

सक्रिय से संक्रमण

नवीनीकरण के लिए:

• अनुबंध समाप्त होने से 90 दिन पहले
• नई नवीनीकरण डील बनाएं (मौजूदा से कॉपी करें)
• यदि किराया बढ़ता है तो RERA जांच

पूर्ण के लिए:

• अनुबंध समाप्त होता है
• किरायेदार बाहर चला जाता है
• जमा वापस की गई
• DEWA मालिक/नए किरायेदार को स्थानांतरित

बेदखली के लिए:

• किरायेदार भुगतान नहीं करता/उल्लंघन करता है
• कानूनी नोटिस भेजा गया (90 दिन या 12 महीने)
• डील स्थिति: "बेदखली लंबित"

चरण में विशिष्ट समय: 12 महीने (पूर्ण अनुबंध अवधि)

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डील स्थिति ट्रैकिंग

दृश्य डैशबोर्ड:

TenancyDesk चरण द्वारा सभी डील दिखाता है:

ड्राफ्ट(8) | दस्तावेज़ लंबित(12) | पूर्ण(3) | साइन किया गया(2) | Ejari(5) | सक्रिय(47)

किसी भी चरण पर क्लिक करें → केवल उस चरण में डील फ़िल्टर करें

कान्बन व्यू (Pro/Enterprise):

• चरण द्वारा डील का दृश्य दृश्य
• डील को स्थानांतरित करने के लिए ड्रैग-एंड-ड्रॉप
• रंग-कोडेड:
  • ड्राफ्ट (नीला)
  • 🟡 दस्तावेज़ लंबित (पीला)
  • 🟢 सक्रिय (हरा)
  • अवरुद्ध (लाल - अनुपालन समस्याएं)

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औसत समयसीमा (दुबई 2025)

डील पोर्टल, ऑटो-जनरेटेड अनुबंध और डिजिटल हस्ताक्षर के साथ एजेंसियां ऊपर दिखाई गई त्वरित समय-सीमा तक पहुंचती हैं — उन मैनुअल अंतरालों को बंद करते हुए जो कागज़-आधारित प्रक्रिया को खींचते हैं।

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प्रत्येक चरण के लिए सर्वोत्तम प्रथाएं

ड्राफ्ट

• दोहराई जाने वाली डील के लिए टेम्पलेट उपयोग करें
• RERA कैलकुलेटर जल्दी जांचें (यदि नवीनीकरण)
• स्वामित्व विलेख के खिलाफ मालिक विवरण क्रॉस-चेक करें

दस्तावेज़ लंबित

• तुरंत डील पोर्टल आमंत्रण भेजें
• 24 घंटे बाद किरायेदार के साथ फॉलो-अप करें
• स्वचालित रिमाइंडर उपयोग करें (Email + SMS)
• फोन फोटो स्वीकार करें (AI वैसे भी डेटा निकालता है)

दस्तावेज़ पूर्ण

• अनुबंध उत्पन्न करने से पहले निकाले गए डेटा की समीक्षा करें
• प्रत्येक संपत्ति के लिए अनुबंध खंड अनुकूलित करें (पार्किंग, रखरखाव)
• बैकअप कॉपी प्रिंट करें (भले ही डिजिटल हस्ताक्षर)

अनुबंध साइन किया गया

• सत्यापित करें कि सभी हस्ताक्षर स्पष्ट हैं
• सुनिश्चित करें कि तिथियां मेल खाती हैं (हस्ताक्षर तिथि = प्रारंभ तिथि या पहले)
• सभी पक्षों के लिए प्रतियां रखें (किरायेदार, मालिक, एजेंसी)

Ejari सबमिट किया गया

• सबमिट करने से पहले सभी दस्तावेज़ों की डबल-चेक करें
• ऑनलाइन सबमिशन उपयोग करें (सस्ता: AED 220 vs AED 250)
• TenancyDesk में Ejari संदर्भ संख्या सहेजें

सक्रिय

• स्वचालित चेक रिमाइंडर सक्षम करें
• साप्ताहिक भुगतान स्थिति मॉनिटर करें
• समाप्ति से 90 दिन पहले किरायेदारों से संपर्क करें (नवीनीकरण)
• पोर्टल से रखरखाव अनुरोध दस्तावेज़ करें

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वर्कफ़्लो स्वचालन सुविधाएं

ऑटो-ट्रांज़िशन (मैनुअल काम कम करें):

स्मार्ट दस्तावेज़ डिटेक्शन:

• Emirates ID अपलोड → सिस्टम ऑटो-वर्गीकृत करता है
• सभी दस्तावेज़ पूर्ण → ऑटो-मूव "दस्तावेज़ पूर्ण" में

हस्ताक्षर निगरानी:

• सभी पक्षों ने साइन किया → ऑटो-ट्रांज़िशन "अनुबंध साइन किया गया" में
• एक पक्ष लंबित → हर 48 घंटे में ऑटो-रिमाइंडर भेजता है

Ejari एकीकरण:

• प्रमाणपत्र अपलोड → ऑटो-एक्टिवेट लीज़
• तुरंत भुगतान ट्रैकिंग शुरू होती है

भुगतान ऑटो-अपडेट:

• पहला भुगतान प्राप्त → किरायेदार के लिए डील पोर्टल खुलता है
• सभी भुगतान पूर्ण → लीज़ को "पूर्ण रूप से भुगतान" चिह्नित किया जाता है
• भुगतान विलंबित → एस्केलेशन वर्कफ़्लो ट्रिगर होता है

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चरण-आधारित अनुमतियां (RBAC)

विभिन्न भूमिकाएं प्रति चरण विभिन्न कार्रवाइयां देखती हैं:

एजेंट (Agents):

• ड्राफ्ट और दस्तावेज़ लंबित में डील बना/संपादित कर सकते हैं
• सक्रिय डील संशोधित नहीं कर सकते (Manager अनुमोदन आवश्यक)
• किसी भी चरण में दस्तावेज़ अपलोड कर सकते हैं

मैनेजर (Managers):

• सभी चरणों तक पूर्ण पहुंच
• अनुपालन ब्लॉक ओवरराइड कर सकते हैं

• AED 200,000 किराए स्वीकृत करें

प्रॉपर्टी एडमिनिस्ट्रेटर (Property Administrators):

• सभी कंपनी डील देख सकते हैं, दस्तावेज़ अपलोड और सत्यापित कर सकते हैं
• सभी भुगतान शेड्यूल देख सकते हैं और संग्रह ट्रैक कर सकते हैं
• केवल सौंपी गई डील संपादित कर सकते हैं
• डील नहीं बना सकते, प्रॉपर्टी संपादित नहीं कर सकते, वित्तीय शर्तें नहीं बदल सकते

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सामान्य प्रश्न

प्र: क्या मैं चरण छोड़ सकता हूं? उ: नहीं। प्रत्येक चरण की अनिवार्य आवश्यकताएं हैं। हालांकि, यदि सभी आवश्यकताएं पूरी हो जाती हैं, तो ट्रांज़िशन तत्काल हो सकते हैं।

प्र: यदि Ejari अस्वीकार कर दिया जाता है तो क्या होगा? उ: डील "दस्तावेज़ पूर्ण" पर वापस आती है। DLD द्वारा हाइलाइट किए गए मुद्दों को ठीक करें और पुनः सबमिट करें।

प्र: क्या डील पीछे जा सकती हैं? उ: केवल मैनेजर डील को पीछे ले जा सकते हैं (सुधार के लिए)। सभी परिवर्तन ऑडिट-लॉग किए जाते हैं।

प्र: प्रत्येक चरण में कितना समय लगना चाहिए? उ:

• ड्राफ्ट: 15 मिनट - 2 दिन
• दस्तावेज़ लंबित: 2-3 दिन
• दस्तावेज़ पूर्ण: 1-2 दिन
• अनुबंध साइन किया गया: 1-3 दिन
• Ejari सबमिट किया गया: 1-3 दिन
• कुल: 7-14 दिन

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वर्कफ़्लो को समझना आपको अपेक्षाओं को प्रबंधित करने, अड़चनों की पहचान करने और ड्राफ्ट से सक्रिय तक तेज़ी से डील को स्थानांतरित करने में सक्षम बनाता है।