कुछ पट्टे आप तक बीच रास्ते में पहुँचते हैं: आप किसी दूसरी एजेंसी से प्रबंधन अपने हाथ में लेते हैं, या किसी ऐसी किरायेदारी के लिए TenancyDesk का उपयोग शुरू करते हैं जिसे आप पहले से संभाल रहे हैं। किरायेदार पहले से वहाँ रहता है और किराये का कुछ हिस्सा पहले ही चुकाया जा चुका है। यह लेख बताता है कि ऐसे पट्टे को कैसे दर्ज करें, ताकि किरायेदार या मालिक को उस पैसे के अनुस्मारक न भेजे जाएँ जिसका हिसाब बहुत पहले हो चुका है।
इसका उपयोग कब करें
इसका उपयोग तब करें जब पट्टा आज से पहले शुरू हो चुका हो और किरायेदार पहले ही रहने आ चुका हो। नए किराये के लिए, जहाँ किरायेदार अभी रहने नहीं आया है, डील हमेशा की तरह बनाएँ।
यदि आप आज से पहले की पट्टा प्रारंभ तिथि दर्ज करते हैं, तो डील फ़ॉर्म आपको याद दिलाता है: "The lease starts before today. If the tenant already lives there, tick this."
चरण 1: डील को मौजूदा किरायेदारी के रूप में चिह्नित करें
डील फ़ॉर्म में, Lease Terms के अंतर्गत, This tenancy has already started पर टिक करें।
इसे केवल तब तक बदला जा सकता है जब तक डील ड्राफ्ट है। पिछले भुगतानों की पुष्टि हो जाने के बाद डील मौजूदा किरायेदारी ही बनी रहती है।
चरण 2: अनुबंध के अनुसार भुगतान अनुसूची बनाएँ
डील के Payments टैब पर Create Schedule दबाएँ और अनुसूची ठीक वैसी ही दर्ज करें जैसी अनुबंध में लिखी है, पट्टा प्रारंभ तिथि से। मौजूदा किरायेदारी के लिए पहली भुगतान तिथि अतीत में हो सकती है, पर पट्टा शुरू होने से पहले की नहीं।
जो अनुसूची अनुबंध से अधिक किराया बिल करे, उसे अस्वीकार कर दिया जाता है।
चरण 3: पिछले भुगतानों की पुष्टि करें
डील पेज के ऊपर आपको Existing tenancy — nothing has been sent to the tenant or the owner दिखेगा। Confirm past payments दबाएँ। सूची में आज से पहले की तिथि वाला हर अदत्त भुगतान दिखता है, और हर एक पर निर्णय लेना ज़रूरी है:
- भुगतान मिल गया था। सूची बंद करें, भुगतान खोलें, Mark as Paid दबाएँ और Payment received on में वह दिन दर्ज करें जिस दिन पैसा वास्तव में आया था।
- भुगतान नहीं मिला था। सूची में उस पर टिक करें। वह राशि किरायेदार पर बकाया बनी रहती है।
जब हर पिछले भुगतान पर निर्णय हो जाए, तो Confirm and notify from now on दबाएँ।
पुष्टि Agent, Team Lead, Manager या Admin कर सकते हैं; Property Administrator नहीं कर सकता। पुष्टि, और उसके साथ वे भुगतान जिन्हें न मिला हुआ घोषित किया गया, ऑडिट लॉग में दर्ज होते हैं।
पुष्टि होने तक: किरायेदार या मालिक तक कुछ नहीं पहुँचता
जब तक डील पुष्टि की प्रतीक्षा में है:
- इस डील के बारे में कोई ईमेल, WhatsApp या SMS किरायेदार या मालिक को नहीं जाता, और उनके पोर्टल में कुछ नहीं जोड़ा जाता;
- दोनों में से कोई भी पोर्टल डील नहीं दिखाता। मालिक के पोर्टल में संपत्ति खाली के रूप में नहीं, बल्कि तैयार हो रहा है के रूप में दिखती है;
- TenancyDesk वे कार्रवाइयाँ अस्वीकार कर देता है जो उन तक पहुँचतीं: पोर्टल आमंत्रण, ईमेल या WhatsApp से भेजा गया कानूनी नोटिस, WhatsApp टेम्पलेट संदेश, मालिक को पेआउट और पट्टे का नवीनीकरण। रजिस्टर्ड डाक से या नोटरी के ज़रिए तामील किया गया नोटिस प्रभावित नहीं होता;
- आपकी अपनी टीम को उसके अलर्ट और कार्य मिलते रहते हैं।
इस दौरान रोके गए संदेश बाद के लिए सहेजे नहीं जाते: पुष्टि के बाद भी वे नहीं भेजे जाते।
पुष्टि के बाद
उसके बाद से डील किसी भी दूसरी डील की तरह काम करती है: किरायेदार और मालिक को सामान्य सूचनाएँ मिलती हैं, और आप उन्हें उनके पोर्टल में आमंत्रित कर सकते हैं।
जो भुगतान अनुसूची बनाते समय ही अपनी नियत तिथि पार कर चुका था, उसके लिए कोई स्वचालित अनुस्मारक नहीं जाता। ऐसे भुगतानों का फ़ॉलो-अप किरायेदार के साथ स्वयं करें।
एक साथ कई किरायेदारियाँ लाना
Enterprise प्लान पर Settings → Bulk Import/Export डील भी आयात करता है। पहले से चल रहे पट्टे के लिए tenancy_origin कॉलम में existing लिखें। फिर आयात की गई हर मौजूदा किरायेदारी अपने पिछले भुगतानों की पुष्टि की प्रतीक्षा करती है, जैसा ऊपर बताया गया है।
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